HR Software: wat, welke en waarom? 

HR software is er in allerlei soorten en maten. Dat is niet zo vreemd, want er lopen nou eenmaal veel processen via de afdeling HR. HR Managers hebben een sterke behoefte om deze processen zoveel mogelijk te automatiseren en daar hebben ze goede redenen voor. Op deze pagina vind je antwoorden op vragen als:

• Welke HR processen zijn er zoal?
• Wat is HR software?
• Waarom is HR software nuttig? 
• Welke verschillende soorten HR softwarepakketten zijn er?

Daarnaast lees je hoe HR software jou kan helpen een datagedreven HR-beleid te voeren.

Eerst is het goed om te kijken welke processen er zijn op de HR-afdeling. Als je dat inzichtelijk hebt weet je ook beter welke processen door HR tools kunnen worden geautomatiseerd. 

Welke HR processen zijn er zoal?

Deze vraag kan worden beantwoord door te kijken naar de taken van een HR-afdeling. Die lopen, op z’n zachtst gezegd, nogal uiteen. En dat komt omdat HR geen eiland is. Sterker nog, voor veel bedrijven geldt dat HR de spin in het web is. De schakel tussen bestuur/directie en de werknemers. Deze positie heeft als gevolg dat HR dagelijks druk is met:

• Nieuw personeel vinden (werving en selectie).
• Nieuw personeel onboarden.
• Bestaand personeel behouden.
• Ziekteverzuim verlagen.
• Personeelsdossiers maken en bijhouden.
• Procesverbeteringen doorvoeren op de werkvloer (samen met afdelingshoofden).
• Bewaken van de juiste procedures rondom personeelsadministratie, zoals salarisbetaling, verlofregistratie en implementeren van CAO-wijzigingen. 
• Diversiteit en inclusiviteit.
• MVO-beleid handen en voeten geven.

Deze werkzaamheden kunnen weer opgesplitst worden in allerlei subwerkzaamheden. Er zijn bijvoorbeeld meerdere manieren om ‘personeel te behouden’. 

Al deze werkzaamheden gaan gepaard met handelingen en die handelingen zijn in bepaalde processen gegoten. In grote lijnen zijn dit de HR processen die je op vrijwel elke HR-afdeling aantreft:

• Salarisadministratie
• Ziekmeldingen
• Declaraties
• Verlofregistraties
• Werving & Selectie
• Opleiding, omscholing en ontwikkeling personeel
• Personeelsdossiers maken
• Personeelsplanning (al ligt deze verantwoordelijkheid vaak ook op andere afdelingen)
• Urenregistratie en -administratie

 Door digitalisering en automatisering zal geen enkele HR-afdeling deze processen op dezelfde manier verwerken als, pak ‘m beet, twintig jaar geleden. En ook over vijf jaar zal er weer het nodige veranderd zijn. De core business van HR is en blijft ‘het mensenwerk’, maar tools, technieken en middelen veranderen. 

Als je weet welke HR zaken er spelen, met name administratieve taken, dan kun je gericht op zoek naar automatiseringsoplossingen. 

Wat is HR software?

HR software is technologie die processen binnen de afdeling HR stroomlijnt en automatiseert. Zeker repetitieve taken komen in aanmerking om te automatiseren. Als iets ‘heel erg standaard’ is en constant exact dezelfde handelingen vraagt, dan moet het in principe geautomatiseerd kunnen worden.

Van fysiek naar digitaal

Declaraties zijn een voorbeeld van terugkerende, standaard handelingen. In plaats van fysieke declaratieformulieren kun je ook in een (vereenvoudigde) digitale omgeving werken. Bijvoorbeeld via een app waarin medewerkers declaraties invoeren die door een leidinggevende of HR medewerker worden goedgekeurd. Als deze app gekoppeld is met de salarisadministratie dan wordt de declaratie ook direct met de eerstvolgende salarisbetaling meegenomen. 

Het manco van Excel

Op een soortgelijke manier kunnen ook de overige HR processen worden gedigitaliseerd. Urenregistraties, verlofregistraties, ziekmeldingen… al deze taken vragen om dezelfde terugkerende handelingen. Handelingen die nu nog vaak gepaard gaan met een enorme papierwinkel. Om van die papieren rompslomp af te komen wenden veel bedrijven zich dan maar tot Excel. Echter, vaak blijkt Excel het administratieve werk niet te verminderen. Vooral omdat Excel een opzichzelfstaand systeem is dat niet integreert met bestaande softwarepakketten binnen de organisatie (zoals salarissoftware).    

 Je hebt trouwens HR tools die zoveel mogelijk processen automatiseren en HR tools die zich richten op specifieke processen. Daarover straks nog wat meer. Eerst is het goed om een ander onderscheid duidelijk te maken. 

HR software op eigen servers of in de cloud?

Software kun je ‘laten draaien’ op de eigen servers van jouw bedrijf. Of dat een goed idee is is vooral afhankelijk van de capaciteit van deze servers. Als de lokale ICT-infrastructuur al behoorlijk wordt belast door andere software, dan werkt de HR software waarschijnlijk niet snel genoeg. Dat levert eerder frustraties dan gemakken op. 

In dat geval kun je natuurlijk de servercapaciteit vergroten, maar een alternatief is ‘cloud computing’. En dat is in ons dagelijks leven overal om ons heen. E-mailen, online bankieren, online shoppen, online meetings met collega’s, berichten posten op social media,.. het gebeurt allemaal in de cloud. Daardoor belast de software jouw lokale ICT-infrastructuur niet, want software die zich in de cloud bevindt benader je gewoon via je webbrowser of mobiele app. 

Waarom is HR software nuttig?

HR software is nuttig omdat het tijd en ruimte vrijmaakt voor HR-professionals. Relatief simpele, terugkerende administratieve werkzaamheden vragen om minder of geen menselijke handelingen na implementatie. En dat waren toch vaak handelingen die behoorlijk wat tijd van HR medewerkers opslokten. Zij krijgen zo weer tijd en ruimte om de mens binnen hun organisatie persoonlijke aandacht te geven. En natuurlijk kunnen zij zich dan ook beter focussen op die pittige HR-taken en -verantwoordelijkheden zoals bovenaan deze pagina opgesomd. 

Welke verschillende soorten HR softwarepakketten zijn er zoal?

Er zijn softwarepakketten die zich richten op álle HR processen en er zijn pakketten die zich specialiseren in bepaalde onderdelen om daarin te kunnen uitblinken. Je hebt bijvoorbeeld specialistische pakketten die zich richten op:

• Elektronische personeelsdossiers
• Tijdregistratie
• Declaratie
• Werving & Selectie
• Salarisadministratie

Wat is beter? Een generalist of een specialist? Daarop is geen eenduidig antwoord te geven. Het is zeer afhankelijk van jouw wensen en behoeften. Wat zijn jouw grootste pijnpunten? Welke handelingen kosten onnodig tijd, energie en zorgen voor frustraties binnen de organisatie? Als je die vragen stelt dan kom je tot de meest doelgerichte oplossing. 

Natuurlijk kan het dan nog steeds interessant zijn om met een generalist in zee te gaan. Soms is het nuttig om alle processen op de schop te nemen en één pakket daarvoor in de plaats te laten komen. Zorg dan wel dat je over de hele linie winst behaalt. Het zou jammer zijn als je met het nieuwe totaalpakket plotseling minder slagvaardig blijkt te zijn op het gebied van werving & selectie dan met de oude oplossing die zich specifiek op dit HR proces richtte. 

In dat geval heb je waarschijnlijk meer baat bij nieuwe software die zich richt op één of een aantal HR processen die voor jou het meest aan verbetering toe zijn. Maar dán heb je de uitdaging om software te selecteren die goed integreert met de overige, bestaande processen. Je wilt nog steeds geen bottlenecks in het totaalproces. 

Kortom, zowel ‘softwarepakketten voor alles’ als ‘softwarepakketten voor iets’ brengen voor- en nadelen met zich mee. De gemeenschappelijke deler is dat je in beide gevallen nuttige data wilt.  

Via HR software naar data driven HR

HR tools kunnen administratieve ballast wegnemen op de HR-afdeling. Dat is één. Vervolgens is het mooi meegenomen als de software inzichten biedt die je voorheen miste. Dat kan als de software niet alleen data génereert, maar deze data ook cónverteert tot nuttige rapportages. Ook wil je beter kunnen voorspellen met behulp van data. Op basis van trendanalyses kun je wellicht beter het toekomstige personeelsverloop op een bepaalde afdeling voorspellen. Dan kun je hier tijdig op anticiperen en deze trend doorbreken. Kortom, software kan jou helpen om data driven HR te voeren.

Ontdek hoe je als HR-afdeling meer data driven wordt   

HR software voor workforcemanagement

Zoals gezegd komt HR software in allerlei soorten en maten. Zo is Flux een pakket die zich concentreert op jouw volledige workforce (vaste medewerkers + flexkrachten) en de bijbehorende workforcemanagement-processen automatiseert. Dat zijn forecasting, personeelsplanning en urenregistratie. Flux heeft als voordelen:

• Vast en flex personeel in één systeem
• Maakt data driven HR mogelijk
• Goed schaalbare SaaS-oplossing
• Ook door jouw uitzender(s) te gebruiken
• Verschillende koppelingen mogelijk met andere pakketten

Vraag een demo aan

of

Neem contact op

Als je wilt weten hoe Flux tijdrovende rompslomp wegneemt rondom personeelsplanningen en urenregistraties. Zodat jouw afdeling weer tijd en ruimte krijgt om aandacht te schenken aan de mensen binnen je organisatie.