Waarom zou je tijd klokken met een urenregistratie app?

Een urenregistratie app is een middel om gewerkte uren bij te houden. Voor verschillende branches en beroepsgroepen biedt dit uitkomst. Urenregistratie — of tijdregistratie — is dan een belangrijk onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit artikel beantwoordt een aantal vragen over urenregistratie apps. Die vragen zijn:

• Voor wie is urenregistratie belangrijk?
• Waarom is juiste tijdsregistratie belangrijk?
• Heb je een kloksysteem of een urenregistratie app nodig?
• Welke soorten urenregistratie apps zijn er?
• Wat is de beste app voor jouw situatie?
• Waarom SaaS?
• Welke app kies je?

Voor wie is urenregistratie belangrijk?

Voor verschillende beroepen is urenregistratie essentieel. Bijvoorbeeld voor ondernemers en ZZP-ers die op uurbasis werken voor opdrachtgevers. Een andere groep wordt gevormd door fabrieken, productiebedrijven, logistieke bedrijven en distributiecentra. Ook zij registreren hun gewerkte uren. Voor beide groepen geldt dat ze behoefte hebben aan accurate urenregistraties, maar de redenen waaróm verschillen.

Waarom is urenregistratie belangrijk?

In het geval van ondernemers en ZZP’ers die op uurbasis werken zijn urenregistraties vanzelfsprekend belangrijk. Deze bepalen de hoogte van het bedrag dat ze factureren aan hun opdrachtgevers. Een urenregistratie-app maakt het bijhouden van de gewerkte uren gemakkelijk en overzichtelijk. Voorheen waren mensen aangewezen op notitieboekjes of Excel-sheets waarin ze de gewerkte uren opschreven of invoerden. Dat kostte niet alleen meer tijd, het was ook foutgevoeliger. Voor veel zelfstandige ondernemers zal een gratis urenregistratie app voldoen. Een mobiele app als deze is gemakkelijk te vinden in de app store.

Binnen fabrieken, productiebedrijven, logistieke bedrijven en distributiecentra zijn urenregistraties om een iets andere reden belangrijk. Hier wordt door werknemers ‘geklokt’. Aan de hand van inkloktijden en uitkloktijden wordt bepaald of vaste medewerkers aan hun contracttijden voldoen. Ook kan hieruit worden afgeleid hoeveel verlofuren iemand nog heeft. Flexkrachten kunnen ook klokken. Deze urenregistraties bepalen dan de hoogte van het loon dat aan het eind van de maand uitbetaald wordt door het uitzendbureau.   

Heb je een kloksysteem of een urenregistratie app nodig?

Om te kunnen klokken heb je vanzelfsprekend een kloksysteem nodig. Een apparaat waar medewerkers een pasje, tag of druppel scannen of waar ze een code invoeren als ze beginnen of eindigen met werken. Een urenregistratie-app kan een alternatief zijn voor zo’n kloksysteem, maar ook een aanvulling. Dan is het mogelijk om via een van beide tools de uren te registreren. Beide opties kunnen dus naast elkaar functioneren. 

Welke soorten urenregistratie apps zijn er?

Er zijn tig verschillende urenregistratie-apps, maar als je kijkt naar de verschillende doeleinden zoals hierboven beschreven dan kun je grofweg twee ‘soorten’ urenregistratie apps onderscheiden:

1. Een urenregistratie-app waarmee ZZP’ers, freelancers of ondernemers hun gewerkte uren registreren, zodat deze gefactureerd kunnen worden aan een opdrachtgever.
2. Een urenregistratie app die vaste medewerkers en flexkrachten binnen fabrieken, productiebedrijven, logistieke bedrijven en distributiecentra gebruiken. Deze urenregistraties dienen als input voor de maandelijkse salarisbetaling, als opkomstcontrole of als aanwezigheidsregistratie. 

Het restant van deze pagina richt zich op nummer 2. Zo ook bij het beantwoorden van de vraag: 

Wat is de beste app voor jouw situatie? 

Twee factoren zijn essentieel. Dat zijn: gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid.

Betrouwbaarheid

Het belang van betrouwbaarheid spreekt voor zich. Urenregistraties moeten een juiste weergave zijn van de werkelijkheid. Zeker als deze iemands salaris bepalen. Je moet dus kunnen rekenen op de software achter de urenregistratie-app. De hardware is de smartphone van de medewerker. Op de betrouwbaarheid daarvan heb je simpelweg minder grip. 

Software en hardware kunnen uitmuntend zijn, maar dan nog ben je er niet helemaal qua betrouwbaarheid. Er kan namelijk een kink in de kabel ontstaan tussen de urenregistraties en de salarisadministratie. Urenregistraties moeten ook kloppend blijven op het moment dat deze ‘overgezet’ worden van de urenregistratie-software naar het salarispakket van jouw bedrijf. Hoe je ook deze schakel betrouwbaar houdt lees je straks. 

Gebruiksvriendelijkheid

Een mobiele app moet voor iedereen eenvoudig werken. Je wilt immers minder tijd kwijt zijn dan met de oude methodes. Je weet wel: die urenbriefjes of Excel-sheets. Gebruikers moeten dus met zo min mogelijk kliks, swipes of scrolls de gewerkte uren kunnen registreren. Zo min mogelijk handelingen is dus het eerste kenmerk van gebruiksvriendelijkheid. Intuïtiviteit is nummer twee.   

Een systeem is intuïtief als je de handelingen aanvoelt zonder erover na te moeten denken. Je kent direct blindelings de weg in het systeem. Kenmerk nummer drie is: snelheid. De snelheid van software maakt of breekt de gebruiksvriendelijkheid van een systeem. Als je in de urenregistratie-app constant moet wachten op bevestiging dat jouw gewerkte uren netjes zijn geregistreerd, dan is een app alleen maar frustrerend.

Bovenstaande eigenschappen van betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid vind je vooral in applicaties die als SaaS-oplossingen zijn gebouwd. Oftewel: Software as a Service. 

Waarom SaaS als basis voor een urenregistratie app?

Een urenregistratie app zal — normaal gesproken — een SaaS-oplossing zijn. De software bevindt zich dan in de cloud. Dat werkt sneller, omdat je de lokale ICT-infrastructuur van jouw organisatie niet belast. Daarop moet je namelijk ruimte delen met andere programma’s, databases en software van jouw bedrijf. Dat komt de snelheid van een urenregistratie-app niet ten goede. Gelukkig zijn vrijwel alle urenregistratie-apps SaaS-oplossingen.

In het geval van SaaS hoef je de software niet zelf aan te schaffen. Middels een abonnement maak je gebruik van de software die wordt aangeboden door de SaaS-aanbieder. De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de software ligt daardoor ook volledig bij de SaaS-aanbieder. Deze regelt de upgrades en updates van de software en dit maakt SaaS doorgaans tot een betrouwbare en veilige oplossing. 

SaaS heeft daarnaast de technische eigenschappen om ook de export van urenregistraties naar het salarispakket betrouwbaar te laten verlopen. Dat komt door de ‘open architectuur’ van SaaS waardoor onze software van de urenregistratie-app goed integreert met andere software. Zoals een salarispakket. Door deze geautomatiseerde koppeling worden urenregistraties rechtstreeks — zonder foutgevoelige, menselijke tussenkomst —naar het salarispakket geschoten. 

Welke urenregistratie app kies je?

Bovenstaande informatie helpt jou hopelijk om het aanbod wat meer te filteren en het aantal opties te beperken. De informatie geeft jou in ieder geval enkele belangrijke criteria waarop je kunt letten tijdens de zoektocht naar een passende urenregistratie app voor jouw bedrijf.

Mocht je zoeken naar een oplossing die zowel gebruikt kan worden door jouw vaste medewerkers als door flexkrachten, dan biedt Flux uitkomst. 

Flux urenregistratie software

De workforcemanagement-software Flux is ontwikkeld door het technologiebedrijf Nedap. Deze software stelt bedrijven in staat stellen om hun complete workforce te managen. Onderdeel van workforcemanagement zijn de urenregistraties van vast en flexibel personeel. Beide groepen kunnen hun gewerkte uren registreren in Flux. Daarnaast is het ook mogelijk om manueel te klokken of een combinatie van beide opties.

Flux heeft ook een mobiele app. De Flux-app, voor ios en android, te downloaden in de app store. Daarmee doen vaste medewerkers en flexkrachten niet alleen hun tijdsregistraties, maar ook verlofaanvragen. Die aanvragen kunnen door leidinggevenden, via dezelfde app, worden goedgekeurd. Zo hebben medewerkers op hun smartphone altijd zicht op hun urensaldo’s én verlofsaldo’s.