Hoe wordt een HR-afdeling meer data driven?

De HR-afdeling meer data driven maken. Die wens staat hoog op het lijstje van veel HR-managers. Niet onlogisch. De systemen waarmee we vandaag de dag werken, verzamelen nou eenmaal veel data. Deze data zijn in potentie een enorme bron van kennis. Bedrijven die data weten te transformeren naar kennis en die kennis kunnen omzetten naar beleid, zijn over het algemeen een stuk toekomstbestendiger. 

HR metrics en HR analytics

Geen wonder dat ook ‘data driven HR’ een populair onderwerp is in webinars, trainingen en opleidingen. De HR-afdeling is een enorme vergaarbak van data. Denk bijvoorbeeld aan ziekteverzuim, de gemiddelde leeftijd van afdeling X, in- en uitstroom van medewerkers of de procentuele verhouding tussen vast en flexibel personeel. Deze verzamelde data vallen onder de noemer HR metrics. HR metrics is de verzamelnaam voor (statische) data die je op orde moet hebben om de volgende stap te kunnen nemen: HR analytics. 

HR analytics is de kunst van het leggen van verbanden op basis van HR metrics. De mogelijkheden zijn eindeloos. Zomaar wat willekeurige vragen die beantwoord kunnen worden met HR analytics:

• Wat is het effect van 1,5% collectieve loonsverhoging (X) op ons personeelsverloop (Y)? 
• Is ons ziekteverzuim (Y) gedaald na installatie van het nieuwe ventilatiesysteem (X)? 
• Kan de voorspelde hoeveelheid extra werk in het hoogseizoen(Y) worden opgevangen met 15% extra flexkrachten (X)? 

Nogmaals: er zijn talloze manieren om HR analytics te bedrijven. 

Softwarematige ondersteuning

Voor veel HR-afdelingen is dat nog wel een brug te ver, constateert Lisanne Kemps, accountmanager bij Nedap Staffing Solutions. “En dat is absoluut geen onwil. Elke HR-professional ziet de meerwaarde van een datagedreven beleid. Het probleem is het gebrek aan softwarematige ondersteuning om zuivere data, oftewel metrics, te verzamelen. En zonder HR metrics geen HR analytics.”

Via diverse systemen vergaart een organisatie data. Bijvoorbeeld met ERP- en CRM-systemen of met kwaliteitsmanagementsystemen. Iedere afdeling heeft andere behoeften en belangen omtrent data. Zo ligt de focus van een HR-afdeling vanzelfsprekend op de medewerkers. HR-afdelingen binnen productiebedrijven en distributiecentra besteden relatief veel tijd en aandacht aan het roosteren en de urenregistraties van personeel. 

Urenregistraties als databron

De gewerkte uren binnen een bedrijf, ploeg, afdeling of productielijn, kunnen relevante informatie bieden voor een HR-afdeling. Of zoals Lisanne stelt: “Zuivere urenregistraties zijn een belangrijke bron voor data driven HR. Je wilt betrouwbare analyses van urenverdelingen over bepaalde periodes, vestigingen of productielijnen. Ook wil je zien of roosteren en realisatie overeenkomen. Daarnaast is het zeer relevant om te weten wat de verlofsaldo’s van medewerkers zijn en hoeveel contracturen zij nog hebben voor een bepaalde periode. Dat laatste helpt dan weer bij het afwegen welke medewerkers voor de komende dag of week juist wel of juist niet ingezet moeten worden. Kortom, data uit een urenregistratiesysteem kunnen jou helpen om gefundeerde beslissingen te nemen.”

Urenregistratie-scan

Lisanne vervolgt haar betoog: “Toch zul je dan eerst een zuivere data-stroom rondom urenregistraties moeten krijgen. Om te achterhalen of dat binnen jouw organisatie het geval is, hebben wij de urenregistratie-scan ontwikkeld. Een eenvoudige zelfscan die je vertelt hoe het is gesteld met de urenregistraties binnen jouw organisatie én waar de eventuele verbeterpunten zitten.”

Bekijk of jouw huidige tijdregistratiesysteem de juiste basis biedt voor data driven HR: Doe de urenregistratie-scan