De ervaring van
EDCO

Hoeveel mensen heb je hoeveel uur nodig om een bepaalde hoeveelheid werk te verzetten? 

Dat is natuurlijk een belangrijke vraag voor bedrijven die iets produceren of distribueren. Die wetenschap heb je bijvoorbeeld nodig voor je:

• forecasting en personeelsplanning;
• (kost)prijsberekening;
• of procesoptimalisaties.   

Het antwoord krijg je via de urenregistraties van je medewerkers. Maar als urenregistratie niet accuraat gebeurt, krijg je vervuilde data. En vervuilde data geven nutteloze rapportages. Urenbriefjes en spreadsheets zijn vrijwel altijd die bron van vervuilde data. Nog los van de hoeveelheid tijd en rompslomp die hiermee gepaard gaan. 

Dat realiseerde Michel Kivits van het Eindhovense import- en exportbedrijf EDCO zich ook. Als Logistiek Engineer houdt hij zich bezig met robotisering, mechanisering en digitalisering binnen de verschillende vestigingen van EDCO. Op zich geen verrassing dus dat hij op zoek ging naar een geautomatiseerde oplossing voor het urenregistratieproces binnen EDCO

Eén proces voor flex en vast

Hij richtte zich in eerste instantie op het EDCO-magazijn in Deurne. Deze immense faciliteit biedt plaats aan maar liefst 235.000 palletlocaties. Hier vindt de distributie plaats van de ruim 20.000 verschillende artikelen van EDCO. En dat werk wordt door zowel vaste medewerkers als flexkrachten gedaan. Michel: “Onze flexkrachten klokten daar al met Flux. Maar onze vaste medewerkers registreerden hun uren met urenbriefjes. Coördinators zetten deze uren in Excel.”

Geen wenselijke situatie, of zoals Michel uitlegt: “Erg omslachtig.. ook omdat medewerkers veel te veel opties hadden. Het werk was opgesplitst in te veel handelingen. Dan heb je 10 minuten hier, een kwartiertje daar, en ga zo maar door. Dat moesten we terugbrengen en vereenvoudigen. Daarom hebben we onze managementrapportages als uitgangspunt genomen. Oftewel: wat willen we op hoofdlijnen nou eigenlijk meten? Als je dát weet dan weet je ook op welke afdeling en op welke kostenplaats binnen die afdeling je moet registreren.”

Klokken waar gewerkt wordt

In plaats van urenbriefjes en spreadsheets maakt EDCO nu gebruik van de readers (klokken) van Flux. Michel: “De readers hangen op de plekken waar gewerkt wordt. Pas dan meet je de zuivere uren-input versus de productie-output die van belang is voor onze managementrapportages.”

The devil is in the details

Boudewijn van Bergen is Key Account Manager bij Nedap Flux. Hij en Michel zaten als snel op één lijn als het gaat om het belang van urenregistratie per kostenplaats. Boudewijn licht toe: “Ik zeg altijd: the devil is in the details. Als iemand bij de ingang van het pand klokt, nog even een jas ophangt, een bak koffie pakt en een kort praatje maakt met een collega, dan ben je zo 3 minuten verder.”

“Daar is op zich niets mis mee”, vervolgt Boudewijn, “maar als 100 medewerkers datzelfde riedeltje doen, dan registreer je 5 uur onterecht als gewerkte uren. Die wil je niet in je managementrapportage. Althans, niet als je een nauwkeurig beeld wilt van de ureninzet versus de productie-output.”

“Klopt”, zegt Michel, “maar Flux leerde ons nog iets anders. “We zagen een substantiële afwijking van de geregistreerde uren in Flux ten opzichte van de contracturen die als uitgangspunt dienen voor de payroll. Uiteraard wil je met de gewerkte uren zo dicht mogelijk bij de daadwerkelijke contracturen komen. Flux is een middel daartoe, dankzij de zuivere data die Flux oplevert doordat je per kostenplaats registreert.”

Meer dan een klok

Ook EDCO laat zien dat Flux meer is dan een klok. De software die erachter zit geeft kant-en-klare inzichten die jou helpen om processen op de werkvloer te verbeteren. Wil jij dat ook voor jouw distributiecentrum, magazijn of productiebedrijf? En wil je:

• Vast en flex integreren in één urenregistratie- en planningssysteem.
• Registreren per kostenplaats zodat je loepzuivere urenregistratiedata krijgt en dus betrouwbare rapportages.
• Een plug-and-play kloksysteem in plaats van urenregistratie-rompslomp in de vorm van urenbriefjes en spreadsheets. 

Vraag dan een vrijblijvende demonstratie van Flux aan. Dan komt Boudewijn bij je langs om te laten zien wat Flux voor jouw organisatie kan betekenen.