Vast en Flex in één systeem Inzicht per kostenplaats Meest gebruiksvriendelijke software

De ervaring van
Rubix

Flux liet ons zien waar onze urenverspilling lag. Door die verspilling te elimineren zijn we veel efficiënter geworden met onze bestaande workforce. Dit heeft ons in staat gesteld om met hetzelfde aantal mensen meer lijnen te verwerken.

Sander van Bavel - Warehouse Manager DC

Hoe een distributiecentrum meer artikelen verwerkt met hetzelfde aantal FTE

Dat je niet altijd meer mensen nodig hebt om meer werk te verzetten bewijst het distributiecentrum van Rubix in Venlo. Sander van Bavel is Warehouse Manager DC bij deze ambitieuze, internationale speler. Hij vertelt hoe ze hun productiviteit hebben verhoogd en tegelijkertijd meer rust en overzicht op de werkvloer hebben gecreëerd. 

De juiste inzet van personeel

“We groeien hard”, begint Sander. “Van oudsher zijn we echt een technische groothandel. Rubix is Europa’s grootste leverancier van producten voor MRO (Maintenance, Repair en Operating, red.). Als groothandel is ‘excellence’ in logistieke executie één van belangrijkste kernkwaliteiten. Logistiek is mensenwerk en dus is de juiste inzet van personeel in ons distributiecentrum van groot belang voor ons succes.  

Wat daarbij helpt is: precies weten waar uren worden gemaakt en hoeveel. Of zoals Sander zegt: “We wilden ‘op taakgroep’ kunnen registreren. Dat was onmogelijk met het systeem dat we hadden toen ik in december 2020 bij Rubix begon. Dit was weliswaar een urenregistratiesysteem, maar daarmee kwamen alle gewerkte uren op één hoop. Dat niet alleen. Het was ook een systeem met erg veel knoppen en velden waar je doorheen moest klikken. Een leidinggevende was al gauw twee uur per dag druk met het accorderen van uren.”

Klokken waar gewerkt wordt

Deze administratieve last moest dus drastisch worden verminderd én Rubix wilde klokken waar gewerkt wordt, in plaats van op één centrale plek zoals tot dan toe het geval was. Sander: “Ik zocht een systeem waarmee dit mogelijk is. Flux kende ik nog vanuit een vorige baan en ik wist dat je hiermee eenvoudig ‘per kostenplaats’ kunt klokken. Ik vroeg me dus af: kunnen we dat ook hier bij Rubix toepassen?” 

Die vraag kwam terecht bij Lisanne Kemps, accountmanager bij Nedap Flux. Zij vertelt: “Ik zag al snel dat Rubix echt een bedrijf is waarbij Flux perfect tot z’n recht komt. Het doel van Rubix is om exact te meten hoeveel tijd bepaalde processen en handelingen kosten, met zo min mogelijk administratieve rompslomp en zo veel mogelijk gemak voor de klokkende medewerkers. Precies wat Flux biedt.”

Inzicht in verspilling van uren

Na implementatie van Flux kreeg Rubix inzichten die helpen om medewerkers efficiënter in te plannen. Sander legt uit: “Ons projectteam kon de urenregistraties nauwkeurig monitoren. Daardoor zagen we direct waar onze ‘waste’ zat. De zogenaamde dode uren die ontstaan door inefficiënte werkwijzen. Als je die verspilling wegneemt kun je de proef op de som nemen en bijvoorbeeld zeggen: we zetten nu eens 7 orderpickers in, in plaats van 10. Om vervolgens tot de conclusie te komen dat je dezelfde output haalt.” 

Rust en overzicht op de werkvloer

Het sleutelwoord is: balans. Er kan onderbezetting zijn op een bepaalde afdeling, maar ook overbezetting. “Maar”, zegt Sander, “dat weet je pas als je kunt analyseren wáár de workforce wordt ingezet — wat niet mogelijk is als je bij de ingang van het pand klokt — en welke output die inzet oplevert. Dat laatste doet ons projectteam door data uit Flux te crosschecken met ons Warehouse Management System en onze Power BI-tools.” 

Voor Rubix resulteerde dit inzicht in een efficiëntere inzet van medewerkers en dus in meer rust en overzicht op de werkvloer. Je vraagt niet te veel én niet te weinig van mensen. Op de vraag of het vinden van die balans een soepele overgang is, antwoordt Sander: “Ik ben verantwoordelijk voor veranderingen binnen het DC. Natuurlijk gaat dat ook wel eens gepaard met weerstand, omdat je dingen anders gaat doen dan men gewend is. Maar met rust, structuur en overzicht op de werkvloer creëer je ook een fijnere werkomgeving.”

Productiever binnen 1 jaar

En dat werpt een jaar na implementatie van Flux z’n vruchten af, of zoals Sander verduidelijkt: “Flux liet ons zien waar onze urenverspilling lag. Door die verspilling te elimineren zijn we veel efficiënter geworden met onze bestaande workforce. Dit heeft ons in staat gesteld om met hetzelfde aantal mensen meer lijnen te verwerken (een lijn is 1 artikel bij Rubix, red.)

In een concurrerende markt is zo’n productiviteitsverbetering natuurlijk goud waard. Zeker nu extra personeel niet zomaar gevonden is. Dan is het des te waardevol om meer te doen met de mensen die je al hebt. Wél is er een belangrijke voorwaarde om zulke resultaten te behalen..

Eén systeem voor vast en flex

“Je zult zowel je vaste medewerkers als je flexkrachten op dezelfde manier moeten laten klokken”, benadrukt Sander. “Want pas dan heb je een totaalbeeld van de effectiviteit en efficiëntie van je volledige workforce. We hebben onze uitzender daarom van begin af aan meegenomen in het hoe en waarom van onze plannen. Dat was op zich niet zo moeilijk, want onze groei is voor de uitzender natuurlijk ook van belang. En daarnaast hebben zij nu ook geen manuele handelingen meer rondom de uitzendkracht. Wij controleren en fiatteren de gewerkte uren van álle medewerkers, dus ook van flex. Vervolgens zetten we de data door naar de uitzender en hoeven zij alleen nog maar voor de verloning te zorgen.”

Lisanne vult hem aan: “En ook die verloning gaat automatisch, want Flux integreert met de gangbare backoffice-pakketten van uitzenders.”

Flux meet, verbetert en verstevigt

Samenvattend: Flux is voor Rubix hét middel om via geautomatiseerde urenregistratie voor vast en flex:

  • precies te weten waar op de werkvloer uren worden gemaakt, zodat je ook ziet;
  • waar verspilling van uren plaatsvindt;
  • waarna je die verspilling kunt wegnemen;
  • zodat je de efficiëntie verhoogt en meer uit je mensen haalt;
  • waardoor de productiviteit toeneemt;
  • en je als distributiecentrum aanzienlijk méér artikelen kunt verwerken;
  • wat de concurrentiepositie als distributiecentrum verstevigt. 

“En dat is wat we nodig hebben om onze groeiambities als logistieke speler waar te maken”, besluit Sander.