Urenregistratie per kostenplaats: hoe werkt dat en wat levert ‘t op?

Productiviteit. Dat is nou echt zo’n KPI waarop je als ‘operationeel verantwoordelijke’ wilt sturen. De concurrentie is immers moordend en de verwachtingen van klanten zijn hoog. Wat jouw bedrijf produceert, assembleert, bewerkt, verpakt of verzendt is meetbaar per uur, dag, week, maand, kwartaal, jaar, et cetera. De output is dus helder. Maar wat is de input? Hoeveel arbeid staat er tegenover een bepaalde productiviteit? Die data vertroebelen nog weleens en dat komt door onzuivere urenregistraties. 

1. Hoe ontstaan onzuivere urenregistraties?

2. Wat is de oplossing?

3. Welke andere afdelingen binnen jouw bedrijf profiteren nog meer van die oplossing? 

De antwoorden vind je in dit artikel. 

De oorzaak van onzuivere urenregistraties

Er zijn meerdere oorzaken. Soms klokken bedrijven wel degelijk op de kostenplaats (of in ieder geval bij de ingang van de productieruimte). Echter, dan blijkt de methodiek te ingewikkeld. Bijvoorbeeld doordat medewerkers aan de hand van coderingen moeten ingegeven waar of waaraan ze gaan werken. Dan ligt de foutgevoeligheid hoog, zeker als je werkt met flexkrachten of internationale collega’s. 

Wat je ook vaak ziet is dat veel bedrijven urenregistratie en toegangscontrole als één en hetzelfde proces zien. Medewerkers klokken dan bij de ingang van het terrein of pand. Na inklokken bij dit centrale klokpunt hangen ze de jas op, persoonlijke spullen leggen ze in een kluisje, ze pakken een bak koffie en begroeten hun collega’s. Een minuut of twee later gaan ze vastberaden aan het werk. 

Je zou zeggen: wat zijn nou twee minuten op een dag? Maar de som van die 2 minuten per dag loopt op tot ruim 800 uren op jaarbasis in het geval van 100 klokkende medewerkers. En dat zijn uren die als gewerkte uren zijn geregistreerd zónder dat hier werk tegenover staat? Hetzelfde riedeltje herhaalt zich bij het uitklokken. 

Ongeacht of jouw organisatie nu 50, 100 of 500 klokkende medewerkers heeft: minstens twee minuten per werkdag × jouw aantal medewerkers = onzuivere data. Data zijn dan simpelweg te vervuild om betrouwbaar te kunnen rapporteren over, bijvoorbeeld, de productiviteit. 

Dus wat te doen?

De oplossing

In plaats van klokken waar nog niet wordt gewerkt ga je klokken waar daadwerkelijk wordt gewerkt. Direct bij de kostenplaats, zoals een productielijn, assemblagelijn of verpakkingslijn. Dit heet ook wel een time driven activity based costing systeem. Zorg dan wel voor in- en uitklokpunten die niet te veel installatiewerk vragen, maar als plug & play-oplossing direct doen wat ze moeten doen. Dat maakt je ook flexibel als er een nieuwe kostenplaats bijkomt. 

Deze hardware (het kloksysteem) bevindt zich aan de voorkant van het proces. Hier wordt die belangrijke eerste handeling van het urenregistratieproces verricht. Wat daarachter zit (de software) is echter minstens zo belangrijk. Want de data wil je vervolgens wel kunnen analyseren en interpreteren. Het liefst via een overzichtelijk dashboard binnen een prettige, online omgeving.  

Wat levert dat op?

In de eerste plaats loepzuivere data. En die zijn natuurlijk een vereiste voor betrouwbare rapportages. Deze data laten bijvoorbeeld exact zien hoeveel uur door hoeveel personen aan een lijn is gewerkt in een bepaald tijdsbestek. Het prettige is dat deze data ‘aan de voorkant’ al zijn gesorteerd, omdat de urenregistratie bij de kostenplaats heeft plaatsgevonden. Arbeidsproductiviteit wordt daardoor direct inzichtelijk per kostenplaats. Dat werkt een stuk efficiënter dan wanneer álle data (urenregistraties) eerst op een grote hoop terechtkomen. Van daaruit moet je gaan filteren en sorteren om vervolgens via ingewikkelde formules tot de gewenste rapportages te komen. 

Ook krijg je realtime inzicht. Op elk gewenst moment van de dag anticipeer je op de situatie op de werkvloer. Als je bijvoorbeeld ziet dat een bepaalde lijn of kostenplaats tóch meer uren draait dan gepland, dan wil je dat direct weten. Als je ergens personele overbezetting constateert, dan wil je die overbezetting wegnemen door de workforce direct efficiënter te (her)verdelen en in te zetten waar juist ónderbezetting dreigt. Een bijkomend voordeel is dat je in het geval van calamiteiten ook in één oogopslag ziet wie aanwezig is en wáár deze persoon geklokt heeft. 

 

Wie profiteren er nog meer?

Niet alleen op operationeel vlak zijn er duidelijk voordelen van kostenplaatsregistratie. Meerdere disciplines binnen jouw bedrijf plukken de vruchten van deze werkwijze. En dat vergroot natuurlijk het interne draagvlak. 

HR

‘De HR-afdeling meer data driven maken’. Die wens staat hoog op het lijstje van veel HR-managers. Zuivere urenregistraties zijn een belangrijke bron voor datagedreven HR. Deze afdeling wil betrouwbare analyses van urenverdelingen over bepaalde periodes, vestigingen of productielijnen. Ook wil HR zien of het rooster overeenkomt met de realiteit. Daarnaast is het relevant om te weten wat de verlofsaldo’s van medewerkers zijn en hoeveel contracturen zij nog hebben voor een bepaalde periode. Dat laatste helpt planners dan weer bij de afweging welke medewerkers de komende periode juist wel of niet ingezet moeten worden. Kortom, zuivere data uit een urenregistratiesysteem geven ook jouw HR-afdeling de middelen om datagedreven beslissingen te nemen.

Finance

Hoeveel tijd kosten bepaalde handelingen? Hoeveel FTE heb je nodig om een bepaald productievolume te behalen? Ook de afdeling Finance zal die vragen beantwoord willen zien. Marges moeten worden bewaakt en kostprijzen moeten ook de factor ‘arbeid’ bevatten. Ook nu valt of staat dit weer bij de accuraatheid en betrouwbaarheid van data uit urenregistraties. Dus ook de CFO zal blij zijn met urenregistraties per kostenplaats.

Backoffice

Loon na werken moet natuurlijk wel een kloppend loon zijn. Discussies voorkom je als niemand hoeft te twijfelen aan de input: betrouwbare registratie van de gewerkte uren. Deze data vormen de basis voor een correcte uitbetaling. Ook jouw collega’s van de backoffice, zoals bijvoorbeeld salarisadministrateurs, zullen nauwkeurige registraties toejuichen. Dat geldt trouwens ook voor de uitzenders die flexkrachten correct willen uitbetalen en een kloppende factuur naar jouw financiële afdeling willen sturen.

Over de flexibele schil gesproken..

Integratie vast en flex

Eén onderscheid zul je uit de weg moeten helpen als je op kostenplaatsniveau wilt registreren. Dat is het onderscheid tussen vast en flexibel personeel. Want als je bijvoorbeeld de productiviteit wilt meten dan maakt het niet uit of de uren zijn gemaakt door een vaste medewerker of een flexkracht. Je ziet weliswaar nog steeds of iemand vast of flex is, maar je haalt je data uit één bron. 

Tijdregistratie op kostenplaatsniveau heeft dus pas meerwaarde als vast en flex op dezelfde manier, op dezelfde plek, via hetzelfde systeem de registratie doen. Dat draagt ook op een positieve manier bij aan de integratie tussen vast en flex. Hoe bevorder je deze integratie tussen vast en flex en belangrijker: hoe pluk je als bedrijf daar de vruchten van? Dat lees je in de whitepaper: Integreer vast en flexibel personeel.

Gratis whitepaper

Die whitepaper gaat verder dan urenregistratie. Hierin leer je ook hoe je vast en flex integreert rondom forecasting (voorafgaand aan planning) en personeelsplanning. En omdat de integratie van vast en flex om een nóg nauwere samenwerking met jouw uitzender(s) vraagt, lees je ook hoe je uitzenders actief betrekt bij deze integratie.