Vast en Flex in één systeem Inzicht per kostenplaats Meest gebruiksvriendelijke software

De ervaring van
Teijin

Flux heeft processen sterk vereenvoudigd en geeft medewerkers vooral meer inzicht. En als HR-afdeling hebben wij meer grip en regie op verlofsaldo’s en overuren.

Jos Albers - HR Manager

Hardwerkende, loyale medewerkers zijn geweldig. Nooit te beroerd om een stapje extra te doen in drukke tijden en gaten in de planning te dichten. Tegelijkertijd moet HR toch echt af en toe op de rem trappen. Deze afdeling heeft immers ook de taak om het personeel gezond te houden, want een hoog ziekteverzuim bovenop een personeelstekort is zeer onwenselijk. Voor Teijin Aramid bleek Flux een middel om via betrouwbare urenregistraties grip te houden op verlofsaldo’s en overuren. En dat helpt bij de afweging wie er beter wel of niet kunnen worden ingepland. Al was dit meer een bijkomend voordeel van Flux en niet zozeer de directe behoefte van Teijin Aramid. Daarover zo meer, eerst iets over deze bijzondere wereldspeler.

Sterk spul hè?

Teijin Aramid produceert aramide. Een materiaal dat wordt toegepast in producten die beschermen, ondersteunen en versterken. Denk aan brandwerende kleding, kogelwerende vesten, maar ook aan autobanden, remschijven en kabels voor de scheepvaart. Dat laatste is niet zo gek als je bedenkt dat aramide tot zeven keer minder gewicht nodig heeft om dezelfde trekkracht te hebben als staal.

Goede integratie tussen tijdregistratie en payroll gewenst

Teijin Aramid heeft in Nederland productievestigingen in Delfzijl, Emmen en Arnhem. Ook ligt het hoofdkantoor in Arnhem. Jos Albers is HR Shared services manager van dit bedrijf en hij ging op zoek naar een nieuw urenregistratiesysteem. “We zochten een systeem dat beter integreert met de payroll”, vertelt Jos. “Daarnaast wilden we ‘de klok’ niet overal inzetten. Afrekenen op minuten vinden we niet meer van deze tijd. We sturen liever op taakverantwoordelijkheid. Toch is tijd wél een belangrijke factor voor een productiebedrijf. Hoeveel uren we inzetten is nou eenmaal belangrijk om te weten.”

Partner of pakket?

Jos en zijn team werden door hun inhouse-uitzender geattendeerd op Nedap. De flexkrachten die de uitzender inzet bij Teijin Aramid registreerden de gewerkte uren al via Flux van Nedap. “Daarom gingen wij eens praten met deze partij. En dat was een prettig gesprek. Helemaal niet over hardware, software of functionaliteiten, maar gewoon een open discussie rondom vragen als: wat willen we bereiken met een urenregistratiesysteem? Wat willen we slimmer doen en hoe lossen we dat vervolgens op met software? Dan krijg je natuurlijk een heel ander gesprek en daardoor kreeg ik sterk het gevoel dat we dit echt samen zouden doen. En dat vind ik belangrijk. Tuurlijk kies je een softwarepakket, maar ook een partner met wie je samen bepaalde uitdagingen aangaat”, aldus Jos.

Minder opties voor meer overzicht

Eén van die uitdagingen was ‘het vereenvoudigen van saldo’s en urencodes’. “Dit moest gewoon overzichtelijker worden”, vertelt Jos. Bijvoorbeeld voor verlofsaldo’s hadden we een stuk of acht potjes. Nu hebben we er drie en hebben we tevens een cascadering ingebouwd. Die zorgt ervoor dat saldo’s één voor één, in de juiste volgorde, opgaan. Dat is overzichtelijker. Je neemt nu gewoon een vrije dag op zonder al die vreemde benamingen en coderingen. Verder besloten we om in de productie te blijven klokken, maar op kantoor en bij ons Research & Innovation Center niet meer. Daar komen gewerkte uren rechtstreeks en automatisch in Flux terecht, zodat ook die medewerkers nog steeds hun uren en saldo’s kunnen inzien in de online omgeving van Flux.”

Implementatie Flux

De implementatie van Flux werd vanuit Nedap geleid door implementatiemanager Karen Harkink. Of zoals Jos terugblikt: “Zij was echt de brug tussen wat wij wilden en wat er in de software mogelijk is. Karen gaat naast je zitten, denkt mee en neemt heel veel dingen over. Ook nam zij de regie over de koppeling tussen Flux en AFAS, ons payroll-systeem. Die koppeling moest beide kanten op werken, zodat data vanuit Flux in AFAS worden ingeschoten en vice versa.”

Bewaken werk/privé-balans voor betere gezondheid

Nu maakt de volledige Nederlandse workforce (vast en flex) van Teijin Aramid gebruik van Flux. Het productiepersoneel klokt via acht strategisch geplaatste draadloze readers. “Flux heeft processen sterk vereenvoudigd en geeft medewerkers vooral meer inzicht. En als HR-afdeling hebben wij meer grip en regie op verlofsaldo’s en overuren. Dit helpt ons om mensen op tijd verlof op te laten nemen. Een belangrijk onderdeel van ons beleid om de workforce zo fit en gezond mogelijk te houden”, luidt de conclusie van Jos.