De ervaring van
Pré Pain

Uit de praktijk: hoe HR weer tijd kreeg voor HR

Een gemiddeld productievolume van twee miljoen afbakbroden per dag. Beter kunnen wij onze klant Pré Pain uit Oldenzaal niet introduceren. En dat aantal maakt het bijna onmogelijk om niet ooit eens een kaiserbroodje, stokbrood, pistolet, ciabatta of Italiaanse bol uit de bakkerij van Pré Pain te hebben gegeten. Voor het managen van hun totale workforce maakt Pré Pain gebruik van Flux. Peter Worsseling en Bjorn Bouwmann delen de ervaringen met Flux, ieder vanuit eigen perspectief. Peter als HR-manager en Bjorn als verantwoordelijke voor de personele planning. Van verlofbriefjes en een groeiend aantal Excelsheets naar Flux: Pré Pain maakte die transformatie.

Specialist in bake-off

Eerst wat achtergrondinformatie over Pré Pain. De Twentse bakkerij is onderdeel van het wereldwijde concern Aryzta en produceert bake-off broodproducten voor de foodretail (supermarkten) en de horeca (via groothandels) in de Benelux. Daarnaast leveren ze ook aan Engeland, Duitsland en delen van Scandinavië. Pré Pain onderscheidt zich als echte bake-off specialist die grote volumes levert van zowel het doorsnee assortiment als luxere broden. Grote orders met daarin veel broodvariaties zijn zeer gebruikelijk. Of zoals Bjorn stelt: “De klant vraagt, wij draaien.”

De zon doet bakken

En dat brengt fluctuaties in de vraag met zich mee die natuurlijk impact hebben op het personeelsbestand: op de workforce die bestaat uit vaste en flexibele krachten. “Het weer speelt trouwens de belangrijkste rol als het gaat om grilligheden”, vertelt Bjorn. “Mooi weer kondigt zich op een redelijk korte termijn aan. En natuurlijk kan geen barbecue zonder stokbrood. Er is niets zo veranderlijk als het weer, dus dat zorgt voor op- en afschalingen in ons productieproces.”

Roosteren en registreren in één

Via hun inhouse uitzendbureau kwam Pré Pain in aanraking met Nedap Staffing Solutions. “Uitzendkrachten klokten al via het systeem van Nedap” zo blikt Peter terug. “Later kregen we ook de behoefte om per productielijn te kunnen registreren, in verband met kostprijsberekeningen. Daarvoor was het draadloze kloksysteem van Nedap ideaal, omdat werknemers daarmee niet via allerlei ingewikkelde, foutgevoelige codes hun activiteiten hoefden te registreren. Later werd het urenverbruik per lijn minder relevant en nu registreren we per lijngroep en meer op afdelingsniveau.”

Peter legt die overgang uit. “Onze behoeften veranderden. Flux werd om een andere reden interessant. Die reden was voornamelijk de koppeling tussen planningen en urenregistraties. Oftewel: wat is er gepland en wat is er daadwerkelijk ingezet? Daarnaast biedt Flux voor onze medewerkers het gebruiksgemak dat we voor hen zochten. Ze kunnen eenvoudig de planning inzien en verloven aanvragen die digitaal door de leidinggevende worden geaccordeerd. In plaats van dat er overal verlofbriefjes rondslingeren. Daarom besloten we als organisatie in z’n geheel de overstap te maken naar Flux. Bijkomend voordeel is natuurlijk ook dat wij en de uitzender nu in één en hetzelfde systeem werken.”

Voor en na Flux

Hiermee schetst Peter al een duidelijke ‘voor en na Flux-situatie’. Bjorn voegt daar nog aan toe: “We planden ons personeel via Excel. Dat waren dan planningen van 1 januari tot en met 31 december. Die planningen werden uitgeprint en opgehangen. Nu zien medewerkers op hun eigen smartphone wanneer ze ingeroosterd zijn. Verlofaanvragen werden met een handgeschreven briefje ingediend. Die aanvragen verwerkten we in een Excelsheet en deze ging dan maandags naar de HR-afdeling.”

Of zoals Peter zich herinnert: “Met als gevolg dat wij vrijwel de hele maandag druk waren met controles en het doorvoeren van correcties. Dat is geen taak voor een HR-afdeling. Teamleiders kunnen nu zelf met een simpele druk op de knop een aanvraag goedkeuren en het systeem verwerkt het automatisch. Je zou dus kunnen zeggen dat we bijna een hele dag in de week aan tijd hebben gewonnen om ons weer te focussen op échte HR-verantwoordelijkheden. Zoals verzuimbeleid, werving en selectie en ons opleidingsbeleid.”

Tijdwinst

Meer eenvoud, overzicht, gemak en dus tijdwinst voor Pré Pain, maar zeker ook voor de inhouse uitzender. Er lopen geen verschillende tools en systemen meer langs elkaar heen. De implementatie van Flux binnen Pré Pain duurde wel wat langer dan gebruikelijk. Flux kan met gemak de meest uiteenlopende CAO’s aan, maar de bakkers-CAO bleek een extreem complexe. “Er zitten inderdaad behoorlijk wat mitsen en maren rondom urenregistraties en roosteren en dat komt grotendeels door onze uitdagende CAO. Daarin is maar weinig standaard”, zegt Bjorn. “Maar het systeem draaide vrijwel direct foutloos. Al hebben we gaandeweg wat “doorontwikkelmomenten” gekend, bijvoorbeeld omdat we van een drieploegendienst naar een vijfploegendienst gingen. Nu willen we graag nog betere forecasts maken voor wat betreft de benodigde workforce. Dus we blijven zeker nog wel even aangelijnd met de softwareontwikkelaars van Nedap.”

Flux voor jouw organisatie

Wij bedanken Pré Pain voor het delen van hun Flux-ervaringen. Wil je weten hoe Flux jouw organisatie en workforce bestand maakt tegen snelle marktveranderingen en fluctuaties? Bekijk dan meer over Flux en neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en een demonstratie.