Poolbeheer in PEP Grid
Hoe zorg je in deze tijd van een tekort aan flexkrachten dat je je flexpool tevreden houdt, optimaal inzet en aan je bindt? Dat is een vraag waar ik mij als procesmanager bij InPerson dagelijks mee bezighoud. Ik kijk hoe we processen van collega’s en van klanten kunnen verbeteren. Nedap vroeg mij om uit te leggen hoe PEP Grid poolbeheer hierbij kan helpen. Mijn antwoord: dat doe ik graag!
Gebrek aan inzicht, geen optimale planning
Bij In Person zijn wij specialist in de flexibele arbeidsbranche. Momenteel zien wij twee dingen gebeuren door gebrek aan inzicht: er wordt te veel flexibiliteit verwacht van de mensen in een flexpool. Zij horen te kort van tevoren of ze wel of niet kunnen werken. Niet handig in een tijd waarin je flexkrachten niet wil zien gaan aangezien er al een tekort is. Daarbij worden uitzendkrachten geregeld niet voor alle uren van hun contract ingepland. Zonde natuurlijk! Helemaal als op hetzelfde moment – opnieuw door gebrek aan inzicht - niet voldaan kan worden aan de vraag van klanten. Dit zijn twee grote problemen waar ik uitzenders dagelijks mee zie worstelen. Als ik dan zie hoe planningen gemaakt worden, van ingewikkelde Excel bestanden tot met de hand geschreven, onduidelijke urenlijsten waarbij de planner soms op dagelijkse basis de planning maakt, zie ik dat dit veel makkelijker en efficiënter kan. Een aantal zaken uit PEP Grid poolbeheer kunnen helpen:
Pool management en forecasting
Het maken van een rooster is een erg stressvol gebeuren wanneer je geen lange termijn inzicht hebt. Je kunt dan van 1 tot 100 flexkrachten of open plekken gaan in korte tijd. Dit vraagt veel ad-hoc denken en handelen van de intercedent die het moet oplossen en van de flexkracht die op extreem korte termijn moet klaarstaan. Hoe prettig zou het zijn als je een rooster voor de komende periode al vooruit kunt plannen en inzien. In PEP Grid kan dat op basis van je ervaring en klantinformatie. Met behulp van de feature poolmanagement zie je wanneer je flexpool te klein of juist te groot is. Zie je dat je op korte termijn te weinig mensen hebt? Dan kun je investeren in werving. Is je flexpool te groot? Dan kun je kijken of er op andere plekken ruimte is voor je mensen. Wat je ook ziet, is voor welk functieniveau tekorten dreigen. Bijvoorbeeld aan heftruckchauffeurs. Als je dit een paar weken van tevoren weet kun je op tijd uitzendkrachten uit je pool opleiden of door laten stromen.
PEP Grid: Ziekte en verlof
Ziekte en verlof worden op veel vestigingen waar ik kwam bijgehouden in aparte Exel bestanden. Terwijl PEP Grid hier een handige module voor heeft: hierin zie je meteen of er overlap is tussen verlofaanvragen. Zo heb je in één systeem een realtime overzicht van eventuele gaten die in het rooster zijn ontstaan en wie er beschikbaar is om deze op te vullen. Bovendien wordt iemand die zich ziek meldt automatisch uit de planning gehaald en weer opgenomen wanneer hij weer beter is. Veel collega’s gebruiken deze module echter niet omdat ze er een stukje controle mee uit handen geven. Toch vind ik het een aanrader om dat wel te doen, op basis van vertrouwen in je uitzendkracht.
Roosteren
Mensen roosteren is voor veel intercedenten een tijdrovende klus waardoor er minder tijd is voor persoonlijk contact met uitzendkrachten en opdrachtgevers. Terwijl dat natuurlijk uiteindelijk is waar het om gaat! Via PEP Grid worden uitzendkrachten ingeroosterd op basis van:
- hun opgegeven beschikbaarheid,
- de functie die de intercedent heeft ingevoerd,
- eventuele andere tags zoals kwalificaties.
PEP Grid maakt op basis van deze gegevens een selectie en zet de meest geschikte kandidaten bovenaan. Op basis van die voorselectie kun jij als intercedent gaan inplannen. Je kunt ook aangeven voor hoeveel uur iemand een contract heeft. PEP Grid let er dan op dat diegene voor al die uren ingepland wordt en geeft aan als het maximum aantal uren bereikt is. Zo blijft niemand betaald op de bank zitten, maar plan je mensen ook niet te veel in waardoor later problemen ontstaan.
Tijd en aandacht voor flexkracht en opdrachtgever
Het fijnste van werken met PEP Grid vind ik dat wij onze flexkrachten – van wie we al veel flexibiliteit vragen – veel eerder kunnen laten weten waar en wanneer zij de aankomende weken aan de slag kunnen. Fijn voor hen en fijn voor ons omdat dit zeker helpt om onze flexkrachten tevreden te houden en aan ons te binden. Een ander groot voordeel dat ik ervaar van werken met PEP Grid is een betere samenwerking met klanten. Dankzij het systeem kunnen wij hen namelijk veel beter laten zien wat er speelt en wat er voor nu en de aankomende periode nodig is om alles bij hen soepel te laten verlopen. Daarnaast geeft PEP Grid veel rust aan intercedenten; omdat de administratieve werklast voor hen vermindert, houden zij meer tijd en energie over voor de uitzendkracht en opdrachtgever. En dat is uiteindelijk waar je het werk voor doet.