Vast en flex personeel roosteren in grillige 24-uurs economie

Wat als een productie- of verpakkingslijn te veel, te weinig of zelfs géén personele bezetting heeft op het moment dat deze móét draaien? Elk productiebedrijf en elk distributiecentrum weet dat alle drie scenario’s zeer onwenselijk zijn. Ze kunnen de winstgevendheid van een order zelfs volledig laten verdampen. Als dat de consequentie is, dan mag ‘beheersing van het rooster-/planningsproces’ best de nodige prioriteit hebben. Maar wat maakt het roosteren van vast en flex personeel vandaag de dag zo complex? Het antwoord moet worden gezocht in een externe en een interne factor. 

Snel op- en afschalen van personeel

De externe factor is de 24-uurs economie. Deze brengt grilligheden met zich mee die voorheen niet aan de orde waren. ‘Vroeger’ volgde de vraag een redelijk voorspelbare lijn en kon aanbod hier vrij eenvoudig op worden aangepast. Nu zijn fluctuaties en (onvoorspelbare) pieken en dalen schering en inslag. Kortom: snel op- en afschalen van personeel is essentieel, waardoor het aandeel van flexkrachten in de totale workforce van bedrijven flink is toegenomen. 

Gebrekkige tools voor personeelsplanning

Dan de interne factor. Deze houdt rechtstreeks verband met de externe factor. Systemen en planningstools van bedrijven zijn namelijk niet meer afgestemd op bovengenoemde grilligheden. Intuïtie, ervaring en onderbuikgevoelens van planners volstaan niet meer. 

Het manco van Excel als personeelsplanner

Kleinere organisaties vallen nog vaak terug op programma’s als Excel. Bij groei van het bedrijf blijkt Excel echter niet schaalbaar, vanwege de hoeveelheid info die moet worden verwerkt en het feit dat steeds meer mensen gebruik moeten maken van het programma. Dat kan leiden tot vervuiling van ingevoerde data, omdat er geen eenduidige werkwijze is. En zo sluiten de systemen (intern) van bedrijven niet meer aan op de grillige markt (extern). Nedap Staffing Solutions dicht die kloof met oplossingen die het roosterproces flexibel en overzichtelijk maken. 

Eén roosterpakket voor vast en flex

“Daarvoor hebben we veel gesprekken gevoerd met bedrijven”, vertelt Lisanne Kemps, accountmanager bij Nedap Staffing Solutions. “Het constante op- en afschalen van personeel betekent dat er vaak een beroep wordt gedaan op de flexibele schil om het vaste personeelsbestand heen. Daarom heeft een bedrijf meerdere uitzenders om zich heen verzameld om de constante aanwas van flexkrachten te waarborgen. Ook is er een tamelijk grijs gebied ontstaan tussen vast en flexibel personeel, omdat er als het ware een vaste schil van flexibele medewerkers ontstaat. De zogenaamde vast-flex medewerkers. Als je het hebt over de totale workforce van een bedrijf, dan heb je het dus over vast, flexibel en vast-flex personeel. Bij onze klanten bleek een sterke behoefte te zijn aan één roosterpakket waarin al die groepen worden meegenomen,” aldus Lisanne. 

Flexibiliteit nodig

Voor dit soort behoeftes ontwikkelt Nedap Staffing Solutions softwarematige oplossingen. Het is dan ook niet meer dan logisch dat Lisanne bij deze klantgesprekken wordt vergezeld door een Software Developer. In dit geval is dat Lischana van der Leeden. Zij vertelt meer: “We duiken zo diep mogelijk in de problematiek van bedrijven. Bij het roosteren viel ons op dat organisatie en uitzender vaak met verschillende pakketten werken. Daarnaast zie je dat die pakketten vervolgens vaak onvolledig zijn. Bijvoorbeeld, welke certificaten medewerkers hebben staat in een ander systeem en het ziekteverzuim vind je terug in een Excel-overzicht van de HR-afdeling. Zo ontstaan er allerlei lijstjes en externe bronnen om de applicatie heen. Dus in plaats van al die ‘lapmiddelen’ gaan wij op zoek naar een structurele en geïntegreerde oplossing.”

Verantwoordelijkheid bij werknemer

Niet alleen bedrijven hebben behoefte aan een flexibiliteit. Die drang is er ook bij de medewerkers zelf. Werk moet blijvend aansluiten bij wisselende privésituaties. “Onze applicatie legt daarom de verantwoordelijkheid bij de werknemers, door hen zélf de beschikbaarheid aan te laten geven in het systeem. Dat verhoogt de betrokkenheid”, zo is Lischana stellig. Collega Lisanne vult aan: “Ook wilden we de verlofsaldo’s en tijd-voor-tijd-saldo’s van werknemers integreren. Dat helpt om de juiste mensen op de juiste momenten in te roosteren. Stel, er komt een rustige periode aan. Een vaste medewerker die veel heeft overgewerkt kun je dan vragen of hij behoefte heeft aan een vakantie. Zijn werk kan vervolgens opgevuld worden door een flexkracht die graag wat extra uren wil maken en zonder dit inzicht onnodig zonder werk zou zitten.”

Flux als oplossing

Het resultaat van deze inspanningen is Flux. De software-oplossing die de totale workforce flexibel en wendbaar maakt in tijden van snelle marktveranderingen en fluctuaties. “Het is een applicatie die gebruikt kan worden door het bedrijf, de uitzendorganisaties rondom het bedrijf én de medewerkers. Gewoon één systeem voor vast en flex personeel. Zo heb je altijd en eenvoudig zicht op de inzetbaarheid van de totale workforce. Het roosteren werkt intuïtief en is daardoor erg gebruiksvriendelijk”, aldus Lischana. 

Tijdregistratie en toegangscontrole

Flux gaat verder dan alleen roosteren. Het registreert ook de gewerkte uren van vast en flex personeel. En door de koppeling met AEOS van Nedap Security regelt Flux tevens de toegangscontrole binnen het bedrijf. 

Bekijk hier meer over Flux en neem contact op om de mogelijkheden voor jouw bedrijf te bespreken.