Personeelsplanning en urenregistratie in één
Wat is de planning en wat is er daadwerkelijk ingezet aan personeel? Oftewel: hoe ziet planning versus realisatie eruit? Voor Pré Pain uit Oldenzaal was dat één van de redenen om personeelsplanningen en urenregistraties (voor vast en flex) via één systeem te regelen.
Bjorn Bouwmann is verantwoordelijk voor de planning bij deze grote Twentse bakkerij. Hij vertelt hoe dit voorheen verliep: “We planden ons personeel via Excel. Dat waren dan planningen van 1 januari tot en met 31 december. Die planningen werden uitgeprint en opgehangen.”
Niet alleen de personeelsplanning, maar ook de urenregistraties en verlofaanvragen vonden op een soortgelijke, ‘papieren werkwijze’ plaats. Dit probleem moest getackeld worden. Via hun inhouse uitzendbureau kwam Pré Pain in aanraking met Flux van Nedap. In eerste instantie om de urenregistraties te automatiseren.
Vast volgt flex
HR Manager Peter Worsseling vertelt: “Uitzendkrachten klokten al via Flux. Ook voor onze vaste medewerkers bleek dit een goede oplossing. Vooral ook omdat we toen nog de behoefte hadden om per productielijn te kunnen registreren. Dit in verband met kostprijsberekeningen. Daarvoor waren de draadloze cardreaders van Flux ideaal, omdat werknemers daarmee niet via allerlei ingewikkelde, foutgevoelige codes hun activiteiten hoefden te registreren. Tegenwoordig is het urenverbruik per lijn minder relevant en registreren we met Flux de gewerkte uren per lijngroep en meer op afdelingsniveau.”
Gebruiksgemak voor medewerkers
Naast de urenregistraties automatiseerde Flux ook de personeelsplanningen voor Pré Pain en de inhouse uitzender. Dankzij deze integratie van ‘registreren en plannen’ heeft het bedrijf realtime inzicht in ‘rooster versus realisatie’. Planningen en urenregistraties zijn zichtbaar in dezelfde, online omgeving van Flux.
“Maar Flux biedt vooral voor onze medewerkers het gebruiksgemak dat we voor hen zochten”, benadrukt Bjorn. “Zij kunnen eenvoudig, op hun smartphone, de planning inzien, maar ook verlofaanvragen doen die vervolgens digitaal door de leidinggevende worden geaccordeerd. Dat is een stuk prettiger dan verlofbriefjes die overal rondslingeren. Bijkomend voordeel is natuurlijk ook dat wij en de uitzender nu in één en hetzelfde systeem werken.”
Implementatie
Meer eenvoud, overzicht, gemak en dus tijdwinst voor Pré Pain, maar zeker ook voor de inhouse uitzender. Er lopen geen verschillende systemen en werkwijzen meer door elkaar heen voor urenregistratie en personeelsplanning.
Bjorn blikt nog eens terug op de implementatie van Flux: “In ons geval zijn er behoorlijk wat mitsen en maren rondom urenregistraties en planningen. Dat komt grotendeels door onze uitdagende bakkers-CAO. Daarin is weinig standaard, maar toch draaide het systeem vrijwel direct foutloos. Al hebben we gaandeweg wat “doorontwikkelmomenten” gekend, bijvoorbeeld omdat we van een drieploegendienst naar een vijfploegendienst gingen.”
Benieuwd hoe je planningen en urenregistraties kunt integreren voor jouw organisatie?