Jouw nieuwe urenregistratiesysteem moet bij jouw unieke organisatie passen
“Ons bedrijf is zó uniek. Is er überhaupt een urenregistratiesysteem dat bij ons bedrijf past?”
Dat is een begrijpelijke, veelgehoorde zorg. Een zorg die jij wellicht ook hebt. Toch heeft je zoektocht naar een nieuw urenregistratiesysteem veel minder hindernissen dan je denkt. Zolang je onderweg maar de juiste gids hebt. Toegang tot die gids krijg je aan het einde van dit artikel. Daar vind je een gratis handboek dat jou stapsgewijs helpt met het selecteren van een nieuw urenregistratiesysteem voor jouw organisatie.
Eerst even terug naar de vraag waarmee dit artikel opent. Want je hebt gelijk. Jouw bedrijf heeft inderdaad haar eigen gebruiken, systemen, werkwijzen en cultuur. Dus als je zoekt naar een nieuw systeem om de gewerkte uren binnen je bedrijf loepzuiver te registreren, dan wil je een systeem dat naadloos aansluit op jouw unieke organisatie. Dat spreekt voor zich. Tijd dus voor een actuele interne analyse waarin je jezelf de vraag stelt:
Wat is onze eigen, specifieke situatie?
Jouw bedrijf behoort tot een bepaalde branche of industrie. Men categoriseert nou eenmaal en spreekt dan bijvoorbeeld over ‘de maakindustrie’, de ‘verpakkingsindustrie’ of ‘de logistiek’. Dat soort generalisaties helpen de buitenwereld om een beeld te vormen. Niets mis mee. Sterker nog, dat helpt leveranciers om op grote schaal iets te ontwikkelen wat voor veel bedrijven binnen jouw branche een oplossing kan bieden.
Benadruk unieke eigenschappen
Ondanks de raakvlakken die jouw bedrijf heeft met branchegenoten, ben je wel degelijk uniek. Geen productie-, assemblage- of -verpakkingslijn is gelijk aan die van een concullega. Werkwijzen, gewoontes en gebruiken variëren per bedrijf. Elk bedrijfspand heeft z’n eigen blauwdruk en inrichting. Dat betekent dat je er goed aan doet om de eigen organisatie centraal te stellen bij de afweging van een passend urenregistratiesysteem. Breng dit in kaart door je af te vragen:
- Waar wordt er gewerkt? Oftewel: waar zijn onze kostenplaatsen?
- Waar registreren medewerkers nu de gewerkte uren?
- Met hoeveel ploegendiensten en verschillende shifts werken we?
- Wat zijn de interne looplijnen op de werkvloer?
- Hoe ontwikkelt de verhouding vast/flex personeel zich tijdens het jaar?
- Wat is het effect van seizoenspieken op de totale workforce?
Analyseer handelingen
Vervolgens ga je een laag dieper en analyseer je de handelingen rondom urenregistraties.
- Hoeveel tijd zit er tussen inklokken en daadwerkelijk aan het werk gaan?
- Welke handelingen (coderingen en dergelijke) moeten medewerkers eigenlijk doen om uren te registreren?
- Hoe ervaren medewerkers deze handelingen?
- Wie accordeert verlofaanvragen?
- Waar vinden medewerkers nu hun urensaldo’s?
Vergeet de salarisadministratie niet
Bovenstaande vragen hebben betrekking op de frontlinie? Maar hoe zit het met “de achterhoede”? De backoffice kan hier moeilijk los van worden gezien. Neem bijvoorbeeld de verloning van de gewerkte uren. De belangrijkste vraag is daarom:
- Kunnen we ons toekomstige urenregistratiesysteem koppelen met ons salarispakket?
> Let op: websites van salarispakketaanbieders zijn soms onvolledig. Het onderdeel “Ons pakket kan worden gekoppeld met….”, is niet altijd actueel. Check daarom ook zeker wat de websites van de potentiële leveranciers van het urenregistratiesysteem zeggen over koppelingen met diverse salarispakketten. Of vraag gewoon expliciet aan zo’n leverancier of zijn systeem koppelbaar is met jouw specifieke salarispakket.
Betrek jouw CAO zo vroeg mogelijk
Misschien wel de belangrijkste: de CAO waaraan jouw bedrijf zich heeft verbonden. Een CAO kan complex zijn en allerlei mitsen, maren en uitzonderingen meebrengen rondom arbeidsuren, tarieven, toeslagen en nog veel meer zaken die invloed hebben op urenregistraties. Ontleed jouw CAO zo gedetailleerd mogelijk en laat deze gerust leidend zijn, direct in de eerste gesprekken met potentiële leveranciers. Dat voorkomt allerlei aanpassingen, frustraties en vertragingen in de latere implementatiefase. Laat de potentiële leverancier overtuigende bewijzen neerleggen dat zijn systeem jouw CAO aankan.
Gratis handboek
Oké, tot zover de interne analyse van je bedrijf. In de inleiding werd jou een gratis handboek beloofd. Daar is het nu tijd voor. Het handboek heeft een lange, maar glasheldere titel. Die is:
In 5 stappen naar 1 antwoord op: welk urenregistratiesysteem past bij mijn organisatie?
Het artikel dat je zojuist las is stap 3 uit dit handboek. Deze stap geeft je de tools om een actuele, interne analyse te maken van jouw organisatie. Maar vergeet ook de toekomstige situatie van je bedrijf niet. Ook dan mag urenregistratie niet die vertragende of frustrerende schakel zijn die het nu wel is. Gelukkig behandelt het handboek ook die uitdaging. Het laat zien hoe je een urenregistratiesysteem vindt dat meegroeit met je organisatie. En dat maakt de investering in zo’n nieuw systeem een stuk toekomstbestendiger.
Focus op HR-zaken die er écht toe doen
Met 18 pagina’s is het handboek zeer compleet, maar toch lekker beknopt. En het allerbelangrijkst, het helpt je op weg naar:
- een goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem.
Een systeem dat jouw HR-afdeling:
- meer Data Driven maakt;
- en hernieuwde focus geeft op HR-zaken die er écht toe doen.
Eindelijk!