Jouw nieuwe urenregistratiesysteem begint met intern draagvlak
“We moeten iets doen aan onze urenregistratie..”
Die zin — die misschien wel gepaard gaat met een diepe zucht — zal menig HR-professional al eens hebben uitgesproken. Zo’n constatering kan het startpunt zijn van een serieuze operatie. Het kiezen en implementeren van een urenregistratiesysteem gaat niet over één nacht ijs.
Begin daarom met het allerbelangrijkste: het fundament. Of anders gezegd: bouw eerst intern draagvlak. Dit artikel helpt je daarmee en geeft je aan het einde toegang tot de vervolgstappen die leiden tot:
- een goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem.
Een systeem dat jouw HR-afdeling:
- meer Data Driven maakt;
- en hernieuwde focus geeft op HR-zaken die er écht toe doen.
Oh wat zou dat toch lekker zijn. Een einde aan die frustrerende, administratieve rompslomp voor jou en jouw collega’s. Niet meer die terugkerende vragen over gewerkte uren en verlofsaldo’s. Gewoon doordat technologie de urenregistratie binnen je bedrijf eindelijk eens vlekkeloos en foutloos laat verlopen. Vaste medewerkers, flexkrachten, uitzendbureaus, de collega’s van administratie, de afdeling finance… ze zullen je allemaal dankbaar zijn.
Voor het zover is kijken we dus eerst even naar het fundament: intern draagvlak.
Wie zijn mijn interne stakeholders?
Met die logische vraag begin je. Een urenregistratiesysteem heeft effect op veel disciplines en afdelingen. Reken al gauw op: productie, logistiek, operations, technische dienst, finance, salarisadministratie, P&O, directie, IT en inkoop. En maak je gebruik van flexibel personeel, dan kun je de uitzendorganisaties rondom jouw bedrijf daar gerust aan toevoegen. Iedereen heeft baat bij een zuivere registratie van gewerkte uren.
Strategisch en operationeel onderscheid
Het kan geen kwaad om hier een onderscheid te maken tussen strategische en operationele disciplines. Op strategisch niveau vraag je:
- Waarom willen we überhaupt gewerkte uren registreren?
- Wat willen we daarmee bereiken?
- Hoe helpt dat de organisatie verder?
Op operationeel niveau tref je de mensen die zeer direct te maken hebben met urenregistraties. Denk aan de medewerkers die moeten klokken of gewerkte uren op een soortgelijke manier moeten bijhouden. Of natuurlijk de medewerkers die de uitbetalingen van salarissen voldoen. Betrek collega’s van de diverse afdelingen door ze in het voorstadium te vragen:
- Wat kost je nu veel tijd rondom urenregistraties?
- Wat irriteert of frustreert jou in dit proces?
Dan krijgen mensen ook het gevoel dat er verbeteringen in het verschiet liggen. Je laat zien dat het toekomstige urenregistratiesysteem ook bedoeld is om hún frustraties weg te nemen.
Belangen eigen HR-afdeling
Natuurlijk is ook jouw eigen HR-afdeling een interne stakeholder. Dus vraag in dit stadium ook jezelf en je directe collega’s:
- Waarom volstaan het huidige systeem en bijbehorend proces niet meer?
- Wat gaat er nu vaak mis rondom urenregistraties?
- Wie zijn er gebaat bij zuivere urenregistraties?
Bij het verzamelen van de antwoorden op alle bovenstaande vragen zul je ongetwijfeld tot de conclusie komen dat nut en noodzaak van het systeem, niet voor elke afdeling hetzelfde zijn. Tóch kun je een gemeenschappelijke deler uit de antwoorden halen.
Schrijf de eindbestemming op
Die gemeenschappelijke deler is een algeheel nut waarin alle interne stakeholders zich kunnen vinden. Schrijf dat gezamenlijke doel op en laat het de ultieme eindbestemming worden van dit traject. De volgende voorbeeld-doelstelling is slechts een schot voor de boeg en iets te algemeen, maar zo’n gemeenschappelijk doel kan bijvoorbeeld zijn:
Een nieuw urenregistratiesysteem moet onze gebruikers meer gemak bieden en de organisatie meetbare economische voordelen.
Gaandeweg het traject kom je allerlei factoren, afwegingen en technische details tegen. Leveranciers zullen verschillende ideeën en mogelijke oplossingen pitchen. Dus voordat je het weet dwaal je af. Dan is het handig om altijd te kunnen terugvallen op die opgeschreven, gemeenschappelijke doelstelling.
Intern draagvlak is dus een absolute voorwaarde. Het hoofdingrediënt voor succes. Toch is het pas de eerste stap. Er zijn nog vier belangrijke vervolgstappen op weg naar een geschikt urenregistratiesysteem voor jouw organisatie.
In 5 stappen naar 1 antwoord op: welk urenregistratiesysteem past bij mijn organisatie?
Die kop is tevens de titel van een praktisch handboek dat je hieronder eenvoudig downloadt. Als je bovenstaande informatie over het creëren van intern draagvlak handig vond, dan is dit handboek zéker een nuttige (gratis) gids voor jou. Met 18 pagina’s is het zeer compleet, maar toch lekker beknopt.
Al ruim tweehonderd HR-professionals gingen je voor