Integratie van vast en flexibel personeel: waarom en hoe?

Veel HR-afdelingen worden al lange tijd geconfronteerd met schaarste op de arbeidsmarkt. Personeelstekorten worden niet zomaar opgevuld. De strijd om talent en vakmensen is een voortdurende. Want om als bedrijf aan de productievraag te kunnen voldoen moet je de workforce altijd op peil houden. Deze workforce is daardoor constant in beweging. Het is een wisselende samenstelling van vaste medewerkers, vaste flexkrachten, flexkrachten die seizoenspieken of ziekmeldingen opvangen en zelfs ZZP’ers die bijspringen.

“En juist dat speelveld, waarin vast en flex om elkaar heen cirkelen, vraagt om een andere benadering”, beweert Boudewijn van Bergen. Hij is Key Account Manager bij Nedap uit het Gelderse Groenlo. Dit beursgenoteerde bedrijf ontwikkelt technologieën die mensen helpen om succesvoller en gelukkiger te worden in hun professionele leven. 

Andere markt, andere workforce

Van Bergen bespreekt een trend die grote uitdagingen meebrengt voor HR-afdelingen: “Je ziet dat er vandaag de dag gewoon meer gevraagd wordt van bedrijven. De 24-uurs economie is veeleisend en de vraag naar producten is minder goed voorspelbaar. Daar komt bij dat de concurrentie tegenwoordig ook uit meerdere hoeken komt. En vergeet ook niet dat afnemers veel hogere verwachtingen hebben als het gaat om bereikbaarheid en levertijden.” 

Hij vervolgt: “Steeds meer bedrijven kiezen er daarom voor om letterlijk 24 uur per dag en 7 dagen in de week te produceren of distribueren. Maar zelfs al je niet kiest voor zo’n rigoureuze operationele wijziging, dan nog kun je jouw worfkorce niet meer op dezelfde manier managen als vroeger. Deze moet namelijk áltijd aansluiten op die grillige markt die ik net schetste.”

Oude gewoontes zijn moeilijk af te leren

Volgens Van Bergen hebben HR Managers dit zeker wel in de gaten. Echter, hij ziet dat er een hardnekkige, oude gewoonte overeind blijft. “Ik hoef een HR Manager echt niet te vertellen dat een workforce wendbaar moet zijn om mee te kunnen bewegen met de markt. En thema’s als duurzame inzetbaarheid, waardevol werk creëren, ziekteverzuim verlagen, talent vinden en binden, staan allemaal allang op de agenda. Het valt mij alleen op dat er binnen bedrijven nog altijd een sterk onderscheid heerst tussen vaste medewerkers en flexkrachten. Die grens maakt het veel lastiger om al die HR-uitdagingen te tackelen en tot een efficiënte workforce te komen.” 

Betere integratie vast en flex

‘Efficiëntie’ is een abstract begrip. Daarom geeft Van Bergen een voorbeeld van meer efficiënte door een minder sterk onderscheid tussen vast en flex. Hij vertelt: “Natuurlijk houd je altijd een contractueel verschil tussen vaste medewerkers en flexkrachten. Flexkrachten worden door de uitzendorganisatie betaalt. Dat is een wezenlijk verschil, maar dat stellen we ook niet ter discussie als we praten over de integratie van vast en flex.”

“Wat we wél ter discussie stellen zijn aspecten die ik vaak in de praktijk zie, maar die niet per se logisch zijn”, gaat Van Bergen verder. “Dat is bijvoorbeeld dat bedrijven een systeem gebruiken voor het vinden van vast personeel en weer een ander systeem voor het vinden van flexibel personeel. Of ze hanteren aparte werkwijzen voor het roosteren van vast personeel en flexibel personeel. Ook zie je vaak dat ze vaste medewerkers op een andere manier laten klokken dan flexkrachten.” 

Efficiëntere workforce

“Als je al die systematieken nou gelijktrekt voor vast en flex, dan voorkom je een wildgroei aan systemen” beweert Van Bergen. “Werk je met één systeem voor je totale workforce, dan heb je ook veel beter zicht op al je medewerkers. Je weet dan wie er wanneer beschikbaar is en wat iemands vaardigheden zijn. Er is geen ‘verspilling’ van medewerkers die niet volledig op hun competenties worden benut. Ook voorkom je zo dat uitzendkrachten minder werken dan ze eigenlijk zouden willen. Kortom, je komt tot een efficiëntere inzet van je workforce. Om nog maar te zwijgen over het feit dat dubbele processen tot veel meer administratieve handelingen en dus kosten leiden.”

Whitepaper als gids

Van Bergen vervolgt zijn pleidooi: “Dit is natuurlijk slechts een voorbeeld. Bij Nedap kwamen we tot de conclusie dat we ons standpunt maar eens goed moesten onderbouwen. We zetten onze argumenten op een rij en omdat we toch bezig waren wilden we ons niet beperken tot de waarom van de integratie van vast en flex. We willen bedrijven ook laten zien hóé je dit bewerkstelligt. Daarom maakten we een whitepaper waarin we uiteenzetten:

1. waarom de integratie van vast en flex raadzaam is;

2. wat dit nou eigenlijk is;

3. én hoe je dat doet.

Eigenlijk een soort gids om HR op weg te helpen. Gewoon, met een nuchtere kijk op zaken en met praktische voorbeelden die laten zien hoe slimme technologie kan helpen om vast en flex te verenigen rondom workforce-processen zoals forecasting, roosteren en urenregistraties.”