Flux Importer: Olympia’s schakel tussen Excel en Flux
Stel, je bent een uitzendorganisatie met tientallen of honderden klanten. En stel je voor dat al die klanten de urenregistraties van jouw uitzendkrachten op hun eigen manier aanleveren. Ze zweren immers bij hun eigen manier van registreren. Het gevolg is dat je als uitzendorganisatie allerlei verschillende Excelbestanden met urenregistraties krijgt aangeleverd. Die moet je allemaal ‘vertalen’ naar een eigen format voordat je ze kunt exporteren naar het pakket waarmee de verloning wordt gedaan.
Die uitdaging had ook Olympia. Deze grote, landelijke uitzender maakt gebruik van Flux waarin de uren van hun flexkrachten worden geïmporteerd. Echter, de vele klanten van Olympia hebben hun eigen manieren om de gewerkte uren van flexkrachten te registreren en aan te leveren. Aan de voorkant ontbreekt er dus eigenlijk een belangrijke (uniforme) schakel voor die import in Flux. Dat wordt normaal gesproken opgelost met de draadloze readers van Flux waarmee flexkrachten kunnen in- en uitklokken. Echter, als bedrijven liever op hun eigen manier de urenregistraties doen, dan moet de uitzender iets anders bedenken.
Te grote afhankelijkheid door maatwerk-scripts
Of zoals Nahida Hamdaoui, teamlead billing bij Olympia vertelt: “Voor elke klant maakten we een apart script. Dat deed een collega van de IT-afdeling. Dat is weliswaar maatwerk, maar het maakt je ook erg afhankelijk. Zeker als groeiende organisatie is zo’n werkwijze niet wenselijk. Een maatwerk-koppeling betekent ook dat je constant wijzigingen per klant moet doorvoeren. We waren dus afhankelijk van een specifieke persoon en als hij de gewenste aanpassingen in het script niet direct kon doorvoeren, dan konden we dus ook niet verlonen. Daarnaast zijn de coderingen gewoon zó ingewikkeld dat we sowieso altijd aangewezen waren op onze IT-collega”
Nahida vervolgt: “Intern hebben we de risico’s hiervan in kaart gebracht. De conclusie was dat we niet meer konden garanderen dat de verloning van uitzendkrachten volledig, op tijd en correct verliep. Het bracht veel onzekerheid mee voor onze vestigingen. Zij stonden vaak voor het dilemma: wachten we op de aanpassing in het script of gaan we alvast handmatig boeken? Je zag dat we vaak met voorschotten gingen werken die achteraf gecorrigeerd moesten worden. Klanten kregen niet de juiste facturen en uitzendkrachten niet de juiste uitbetalingen.”
Zoeken naar een oplossing
Nahida’s collega’s Raoel William en Rochim Blauw kunnen dit beamen. Zij zijn verantwoordelijk voor billing en e-service binnen Olympia. De digitale urenverwerking komt op hun bureau en daarmee ook de bovenstaande problematiek zoals door Nahida geschetst. Rochim: “Het doel was om de verloning ‘aan de voorkant’ op orde te krijgen. Dat betekende dat we voor de ‘script-klanten’ een oplossing moesten bedenken.”
Nahida is voor Nedap Staffing Solutions geen onbekende. Flux, en voorheen PEP Flex, draait immers al jaren bij Olympia en dus nam ze contact op met Nedap. “Ik heb de situatie uitgelegd en gevraagd of ze konden meedenken. Ik stuurde Nedap vervolgens een zo groot mogelijke diversiteit aan lijsten met urenregistraties zoals we deze van klanten krijgen aangeleverd. Met die bestanden is Nedap gaan puzzelen. Samen kwamen we stapsgewijs tot de oplossing”, aldus Nahida.
Co-creatie Flux Importer
Die oplossing is een tool genaamd de Flux Importer. Een soort trechter die alle diverse Excelbestanden van Olympia-klanten automatisch converteert en geschikt maakt om te importeren in Flux. Deze co-creatie kwam grotendeels tot stand door de samenwerking tussen Nahida en José Figueroa Martínez, software developer bij Nedap Staffing Solutions. Nahida: “Voor corona kon ik nog met José om tafel en daarna hebben we de nodige sessies via Zoom gedaan. Nu de basis staat en het grootste gedeelte van de Excel-formats geïmporteerd kan worden, zitten we in het stadium waarin we samen doorontwikkeling voor de Flux Importer doen.”
Of zoals Rochim aanvult: “Als we ook de onkostenvergoedingen en reiskosten van uitzendkrachten via de Flux Importer kunnen laten lopen, dan zijn we helemaal gelukkig. Desondanks zie je dat we nu al enorm profijt hebben van deze tool. Neem bijvoorbeeld onze klant Teleperformance. Deze organisatie mobiliseerde 3000 uitzendkrachten om tijdens de coronacrisis diverse hulplijnen van de GGD te bemannen. Of wij deze 3000 uitzendkrachten even wilden verlonen. Zo’n snelle uitbreiding vang je natuurlijk niet op met een scriptje, maar dankzij de Flux Importer konden we die klus aan.”
Tevredener klanten en uitzendkrachten
Rochims collega Raoel is relatief nieuw in de uitzendbranche, maar hij werkt lang genoeg bij Olympia om ook de oude werkwijze nog levendig te herinneren. “Die scripts zijn een knap staaltje techniek, maar voor ons eigenlijk té technisch”, vertelt Raoel. “Je hebt per klant met allerlei uitzonderingen in coderingen en macro’s te maken, dat was bijna niet uit te pluizen. De Flux Importer is veel gebruiksvriendelijker, waardoor je ook met je eigen ‘mapping’ nog wat last-minute-aanpassingen kunt doorvoeren. We zijn dus niet meer afhankelijk van een IT-afdeling.”
De Flux Importer heeft Olympia een versnelling in de verloning gegeven die tevens veel accurater is. “Onze ‘first time right’ is nu veel hoger”, zegt een opgetogen Nahida. “Dus dat scheelt aanzienlijk in de kosten. En dat komt puur doordat de verloning nu aan de voorkant van het proces al goed zit. Dat verhoogt natuurlijk de tevredenheid onder klanten en uitzendkrachten.”
Support van Nedap
Deze co-creatie van Nedap en Olympia blijft in ontwikkeling om ook de meest complexe lijsten en processen te kunnen faciliteren. Juist dan is een belangrijke rol weggelegd voor de support-afdeling van Nedap Staffing Solutions. Of zoals Raoel ook uitlegt: “Met name de proactieve houding van Support is in deze fase erg prettig. Als je in het systeem tegen een probleem aanloopt dan hebben ze dat zelf al geconstateerd en gaan ze direct op onderzoek uit. Vervolgens komen ze snel bij je terug. En daarnaast is Anouk (Anouk Meerbeek, Support Specialist bij Nedap Staffing Solutions, red.) gewoon altijd goed bereikbaar per telefoon op per mail.”
Nahida knikt bevestigend en voegt daar nog aan toe: “Je merkt dat Nedap hierin echt meedenkt, omdat we werken aan iets waarvan we beiden profijt hebben. Ze nemen verantwoordelijkheid voor een goed eindresultaat. En voor ons betekent dat vooral dat we geen puin meer hoeven te ruimen op weg naar de verloning.”
Bij Olympia Enschede plukken ze de vruchten van de Flux Importer. Vestigingsmanager Desley Nijkamp weet nog goed hoe de verwerking van urenregistraties daarvoor verliep:
“Sommige klanten van ons gebruiken geen kloksystemen. Die bedrijven mailen ons Excellijsten met daarin de urenregistraties. Iedere regel uit zo’n bestand moesten we dan handmatig inboeken. Een backoffice-medewerker was daar al gauw twee uur per week druk mee. Als alles meezat. En het blijft natuurlijk foutgevoelig werk.
Die Excellijsten krijgen we nu nog steeds, maar via ons hoofdkantoor worden deze nu automatisch door de Flux Importer verwerkt en ingeschoten in Flux. Mijn collega besteedt die vrijgekomen twee uur nu aan belangrijkere zaken, zoals het nóg beter ondersteunen van onze flexkrachten en klanten.”
