Eenvoudige en dus foutloze urenregistraties in Parkstad Limburg Stadion
Manchester City heeft Pep Guardiola. Roda JC heeft PEP Flex. En dat heeft de Limburgse voetbalclub te danken aan Wiertz Gastvrij, het horecaspecialisme van Wiertz Personeelsdiensten. Deze organisatie verzorgt de horecadiensten in het Parkstad Limburg Stadion. In december 2018 stapte ze over op PEP Flex om de foutgevoeligheid van de toenmalige urenbriefjes drastisch te verlagen. Hoog tijd om de balans op te maken met Marc Schaefer, Branchemanager bij Wiertz Gastvrij en verantwoordelijke voor de switch naar PEP.
Goede wil, maar foute facturen
Marc trapt direct af: “Zonder te overdrijven hadden we al gauw met drie fout-facturen per week te maken. En elke fout-factuur corrigeren kostte ons ongeveer een half uur. Je moet de fout toch zien te herleiden en vervolgens zowel klant als flexkracht informeren.”
De kern van het probleem was voor Marc en zijn team niet moeilijk aan te wijzen. Urenbriefjes. “Eigenlijk hadden die urenbriefjes twee grote nadelen. Ze kostten veel tijd van veel medewerkers om ze in te voeren. Daarnaast is die invoer ook nog eens extreem foutgevoelig.”
Urenregistraties geautomatiseerd op drie kostenplaatsen
Op zoek naar een oplossing voor dit tijdrovende en foutgevoelige probleem kwam Wiertz Gastvrij uit bij PEP Flex van Nedap Staffing Solutions. PEP Flex regelt de urenregistratie op drie kostenplaatsen in het Parkstad Limburg Stadion. “Op elke kostenplaats kunnen onze medewerkers heel eenvoudig hun gewerkte uren registreren. En minstens zo belangrijk is natuurlijk het feit dat deze gewerkte uren foutloos in ons systeem terechtkomen. En nu, bijna twee jaar later, hebben we één keer te maken gehad met een fout-factuur. Dat is toch wel een verschil met dat gemiddelde van drie per week zoals vroeger”, vertelt Marc met gevoel voor understatement.
Tijd vrij voor de mens
Rondom wedstrijden van Roda JC zijn zeker honderd flexkrachten van Wiertz Gastvrij aan het werk. Een flink deel daarvan werkt voor de cateraar in het stadion. Zeker bij dat soort aantallen maakt een gebruiksvriendelijke, tijdbesparende werkwijze het verschil, zo bevestigt ook Marc. “Met een man of drie waren we al gauw anderhalve dag bezig om het hele traject, van urenregistraties tot en met verloning, in goede banen te leiden. Nu hebben we ditzelfde proces in een paar uur foutloos rond. Die tijd die vrijgekomen is steken we nu weer volledig in onze core business. En dat is vooral: de markt beter bewerken dankzij extra aandacht voor onze mensen.”
Begrijpelijk voor alle nationaliteiten
‘Intuïtief gebruik’ is een veelgehoorde term, zo ook bij Nedap Staffing Solutions. Marc legt uit wat dat in de praktijk van Wiertz Gastvrij betekent. “Ik noem het systeem vooral hufterproof. Daarmee bedoel ik dat je niet veel fout kunt doen. Het is eenvoudig en wordt in filmpjes van enkele seconden glashelder uitgelegd. Het gebruik gaat ook niet met lappen tekst gepaard, maar met bepaalde symbolen die iedereen begrijpt. Dat is voor ons erg belangrijk, omdat we ook veel met buitenlandse studenten en werknemers werken.”
Wiertz Gastvrij ondervond dat PEP helpt om de mens centraal te stellen. En juist die focus laat organisaties groeien. Deze positieve kettingreactie begint met het vrijmaken van tijd voor de intercedent en dat doet PEP door tijdrovend werk te automatiseren.