Een nieuw systeem: van bezwaar naar betrokkenheid

Verandering maakt soms nerveus. Een nieuw workforcemanagement-systeem, of eigenlijk elk nieuw systeem binnen een organisatie, gaat niet over één nacht ijs. Dat komt niet alleen door de technische implicaties ervan. En ook niet persé door de investering waarop ‘eerst nog een klap moet worden gegeven’.

Ook hele menselijke bezwaren spelen een rol. Vier veelvoorkomende (interne) bezwaren tegen een nieuw systeem zijn: 

1. Geeft het nieuwe systeem ons wel dezelfde belangrijke informatie als het oude?
2. Moeten we dingen nou echt wel anders doen?
3. Zal de implementatie van een nieuw systeem weer net zo tijdrovend en moeizaam zijn als de vorige?
4. Krijg ik mijn medewerkers wel mee?

Alle vier komen aan bod in dit artikel. Onze implementatiemanager Karen Harkink heeft in de praktijk te maken met deze begrijpelijke terughoudendheid. Daarom is zij dé persoon om wat meer hierover te vertellen. 

1. Geeft het nieuwe systeem ons wel dezelfde belangrijke informatie als het oude?

“Logisch dat mensen willen weten of een nieuw systeem wel een échte verbetering is ten opzichte van het oude systeem”, zo begint Karen. “Wat je waarschijnlijk op jouw werkvloer hoort is iets van deze strekking: De huidige werkwijze werkt toch prima? Oké, het is wat omslachtig, maar we halen de informatie eruit die we eruit willen halen. Krijgen we die belangrijke informatie nog steeds als we overgaan naar een nieuw systeem?

“Dat is een begrijpelijk bezwaar. En andere afdelingen zien misschien niet direct de noodzaak of hebben andere prioriteiten. Daar hoor je die andere veelvoorkomende vraag..”

2. Moeten we dingen nou echt wel anders doen?

Karen geeft een voorbeeld: “De operationeel manager wil misschien heel graag weten hoeveel uur door hoeveel personen aan een productielijn is gewerkt en wat de productie-output daarvan is geweest. De HR Manager vindt dit misschien veel te fijnmazig en vindt urenregistraties overzichtelijker als deze via een centraal klokpunt plaatsvinden. Urenregistratie op kostenplaatsniveau heeft dan niet voor iedereen dezelfde prioriteit.” 

Ze vervolgt: “Per kostenplaats registreren kan inderdaad best ingrijpend zijn voor bedrijven. Het vraagt om een andere benadering van tijdregistratie, maar ook om andere handelingen van medewerkers. Daarnaast worden er data gegenereerd die er eerder niet waren. En daar wil je iets mee doen. Tenminste, als je echt de productiviteit en prestaties per kostenplaats wilt meten.”

3. Zal de implementatie van een nieuw systeem weer net zo tijdrovend en moeizaam zijn als de vorige?

“Soms zijn de frustraties van een vorig implementatietraject nog pijnlijk voelbaar”, vertelt Karen. “Dan is het niet zo gek dat betrokkenen de hakken in het zand zetten. De implementatie van het huidige systeem heeft misschien wel bloed, zweet en tranen gekost en dan zouden jouw collega’s dit nu al moeten loslaten? Toch is angst, al is dit meer ‘oud zeer’, natuurlijk niet de beste raadgever.”

Hoe dan ook kan een nieuw systeem op terughoudendheid rekenen. Waardoor je je afvraagt:

4. Krijg ik mijn medewerkers wel mee?

“Die zorg bagatelliseren we zeker niet”, zegt Karen. “We snappen heel goed dat een systeemverandering impact heeft op jouw organisatie. Maar juist daarom steken we zoveel tijd en aandacht in de implementatiefase. Het succes van ons product valt of staat bij een geslaagde implementatie binnen jouw bedrijf.”

“Eigenlijk zijn we in de implementatiefase vooral aan het coachen. Coaching, maar ook communicatie zijn cruciaal in de fase waarin het systeem wordt geïmplementeerd. Dat is toch het moment dat mensen op de werkvloer misschien wat sceptisch worden. Niet iedereen wordt direct enthousiast van verandering. Daarom formeren we in de implementatiefase ook een ‘projectteam communicatie’.”

Karen legt uit wat de samenstelling en vooral het doel is van dit team: “In het projectteam communicatie zitten een projectmanager en accountmanager van Nedap. Zij worden vergezeld door een afvaardiging van jouw bedrijf. Het team maakt een communicatieplan dat rekening houdt met weerstand, onzekerheid en vragen. Zo draagt dit plan eraan bij dat iedereen binnen jouw bedrijf weet wat er straks van hem of haar wordt verwacht. Dat laatste is misschien nog wel het belangrijkste. Mensen willen gewoon weten wat je van ze vraagt, waarom dat zo is en wat het nut is. Dan voelen mensen zich direct meer betrokken.”

Begrip, draagvlak en betrokkenheid

Coaching en communicatie zijn dus de remedie tegen de vier veelvoorkomende, interne bezwaren. Dat wil niet zeggen dat ze zomaar als sneeuw voor de zon verdwijnen, maar het is wel de opmaat naar meer begrip, draagvlak en betrokkenheid.

Of zoals het slotakkoord van Karen klinkt: “Gelukkig hebben we vaker met dit bijltje gehakt. Je hoeft dus niet als een berg op te zien tegen de implementatie van een nieuw workforcemanagement-systeem. Wij helpen je!”