Complete regie over de planning van vast en flex personeel

Te veel, te weinig of zelfs géén personele bezetting bij een productie- of verpakkingslijn. Dat is verre van ideaal op het moment dat deze lijn móét draaien. Elk productiebedrijf en elk distributiecentrum weet dat deze scenario’s zeer onwenselijk zijn. Ze kunnen de winstgevendheid van een order zelfs volledig laten verdampen. Als dat de consequentie is, dan mag ‘beheersing van het planningsproces’ best de nodige prioriteit hebben. 

Je wilt simpelweg de regie houden over je complete workforce. Dus ook op je flexibele schil. Hoe je dat doet lees je zo. Eerst even de belangrijke achtergrondvraag: wat maakt het plannen van personeel vandaag de dag zo complex? Het antwoord moet worden gezocht in een externe en een interne factor. 

Extern: grillige markt

De externe factor is de 24-uurs economie. Deze brengt grilligheden met zich mee die voorheen niet aan de orde waren. ‘Vroeger’ volgde de vraag een redelijk voorspelbare lijn en kon aanbod hier vrij eenvoudig op worden aangepast. Nu zijn fluctuaties en onvoorspelbare pieken en dalen schering en inslag. Kortom: snel op- en afschalen van personeel is essentieel, waardoor het aandeel van flexkrachten in de totale workforce van bedrijven flink is toegenomen. 

Intern: gebrekkige planningstools

Dan de interne factor: systemen en planningstools van bedrijven. Deze zijn niet meer afgestemd op bovengenoemde grilligheden. Intuïtie, ervaring en onderbuikgevoelens van planners volstaan niet meer. Kleinere organisaties vallen nog vaak terug op programma’s als Excel. Bij groei van het bedrijf blijkt Excel echter niet schaalbaar vanwege de hoeveelheid info die moet worden verwerkt. En vanwege het feit dat steeds meer mensen gebruik moeten maken van het programma. Dat kan leiden tot vervuiling van ingevoerde data, omdat er geen eenduidige werkwijze is. Zo sluiten de systemen (intern) van bedrijven niet meer aan op de grillige markt (extern). 

Regie over vast én flex

De externe factor vraagt dus om slimmere tools. Middelen waarmee je de regie weer terugpakt en grip houdt op je totale worfkorce. En die bestaat niet alleen uit jouw vaste medewerkers. Zoals gezegd wordt er steeds vaker een beroep gedaan op de flexibele schil. Er bestaat dus een goede kans dat ook jouw bedrijf meerdere uitzenders om zich heen heeft verzameld. Hoe houd je dan toch de regie over vaste medewerkers én flexkrachten? Dat doe je met poolmanagement dat beide groepen omvat. 

Slimme workforcemanagement-software

Poolmanagement moet worden aangestuurd door gebruiksvriendelijke, intuïtieve technologie. Meer specifiek: door slimme software die inzicht geeft in de beschikbaarheid van jouw vaste én flexibele medewerkers, maar ook in hun skills, competenties, interesses en certificeringen. Dat inzicht geeft antwoord op de vragen: wie hebben we, wat kunnen ze en wat willen ze? 

En die antwoorden krijg je het snelst als je vast en flex in één systeem hebt. De volledige personeelsplanning kan dan via dit systeem verlopen. Zeker als je ook de aanvragen voor uitzendbureaus via dit systeem kunt doen. Zodra flexkrachten vervolgens door de uitzender worden ingepland (via hetzelfde systeem) zie je exact welke uitzendkrachten je wanneer kunt verwachten. En zo zie je ook met eigen ogen of de totale planning daadwerkelijk sluitend is.  

Integreer vast en flex

Vast en flex in één workforcemanagement-systeem heeft een bijkomend voordeel. Dat voordeel is dat vast en flex meer met elkaar worden verweven. En dit is een positieve ontwikkeling die je waarschijnlijk ook op andere fronten al hebt zien gebeuren binnen jouw organisatie. Hoe bevorder je deze integratie tussen vast en flex en belangrijker: hoe pluk je als bedrijf daar de vruchten van? Dat lees je in de whitepaper: Integreer vast en flexibel personeel.

Gratis whitepaper

Die whitepaper gaat verder dan personeelsplanning. Hierin leer je ook hoe je vast en flex integreert rondom forecasting (voorafgaand aan planning) en urenregistraties. En omdat de integratie van vast en flex om een nóg nauwere samenwerking met jouw uitzender(s) vraagt, lees je ook hoe je jouw uitzenders actief betrekt bij deze integratie. 

Download de whitepaper als je:

• wilt afrekenen met die wildgroei aan tijdrovende systemen en methodes voor forecasts, planningen en urenregistraties;

• een wendbare, efficiënte workforce wilt die altijd meebeweegt met de grillige markt.