Als data-analyses de kosten verhogen in plaats van verlagen

Veel data hebben heeft een keerzijde. Dat is: veel data hebben. Binnen de sectoren distributie en warehousing heerst een heiligverklaring van data. Waar het doel is om efficiency te verbeteren, laat de praktijk vaak een tegenovergesteld resultaat zien. Toch is het niet vreemd dat distributiecentra gegevens en informatie op gedetailleerd niveau willen analyseren. Mondiale giganten als Google, Amazon en Facebook verdienen er immers miljarden mee. Echter, deze techreuzen beheersen een belangrijke transformatie. Dat is: van data naar informatie, van informatie naar kennis en van kennis naar begrip. Zonder die transformatie zijn data nietszeggende codes en symbolen. 

Distributiecentra worden uitgedaagd

Zo’n datatransformatie is een organisatorische en economische krachttoer. Niet elk bedrijf kan dat en dat hoeft ook niet. Nedap Staffing Solutions pleit voor een andere kijk op data. Een verschuiving van de focus op detailniveau naar bovenliggend niveaus. Niveaus waarop bedrijven wél in staat zijn om kennis en begrip uit verzamelde gegevens te halen. Een opmerkelijk betoog van een bedrijf dat onder andere software bouwt die data ━ zoals tijdregistraties van werknemers ━ juist zo gedetailleerd vastlegt. 

“Onze software zorgt inderdaad voor nauwkeurige urenregistraties”, bevestigt Geert Hollander, Marktgroepleider van Nedap Staffing Solutions. “Onderliggende data moeten absoluut op orde zijn. We dagen distributiecentra echter uit om zich hier niet blind op te staren. Analyseer een niveau hoger. Zie je als distributiecentrum bijvoorbeeld dat de marge van klant X krapper wordt, pas dán zoom je in op de onderliggende data. Je zult dan snel zien waar en waarom de kostprijs oploopt.” 

Op zoek naar eenvoud

In plaats van constant speuren in bergen data naar een mogelijk probleem, adviseert Nedap Staffing Solutions om vanuit een daadwerkelijk probleem te kijken naar onderliggende data als verklaringen voor het probleem. Distributiecentra die desalniettemin kiezen voor constante data-analyse, blijken ongeveer 3 extra FTE nodig te hebben. Niet alleen om data in te voeren of te analyseren, maar ook om gebrekkige of foutieve tijdregistraties te corrigeren. “Want foutieve registraties ontstaan hoe dan ook”, zo is Hollander stellig. “Zeker als elke handeling schriftelijk moet worden vastgelegd. Maar ook als het via een te complex systeem moet met ingewikkelde coderingen voor elke handeling. In beide gevallen zullen data incompleet zijn. Om dat te corrigeren moeten aannames worden gedaan. En die aannames schaden de betrouwbaarheid van data. Voor de invoer, analyse en correctie van gegevens creëer je dus extra schakels, terwijl het doel is om de efficiency te verhogen. En uiteindelijk ━ na al die analyses ━ moet je nog steeds voorzichtig zijn met het trekken van conclusies, omdat data zeer waarschijnlijk niet zuiver zijn.” 

Nedap Staffing Solutions zorgt dat bedrijven hun planning en urenregistratie via één systeem kunnen verzorgen. Het doel is eenvoud. Het middel heet Flux. Boudewijn van Bergen is Key Account Manager bij Nedap Staffing Solution. Hij legt uit: “Veel discussies die ik voer bij distributiecentra gaan over eenvoud. Over het wegnemen van onnodige rompslomp. Een teamleider in een distributiecentrum is gemiddeld 50% van zijn tijd kwijt aan administratieve werkzaamheden. Daar weer de helft van gaat op aan urenregistraties en de inzetbaarheid en planning van personeel. Flux maakt tijd vrij voor de échte toegevoegde waarde van mensen, bijvoorbeeld van een teamleider.”

Tijd voor mensen

‘Laat het om mensen gaan’ is een veelgehoord credo binnen Nedap Staffing Solutions. “Natuurlijk brengt onze software eerst de urenregistraties en de planning op orde”, vertelt Hollander. “We zorgen dat deze loepzuiver verlopen, maar eigenlijk zijn dit juist niet de details waarover we met klanten willen praten. Onze vraag is eigenlijk: wat ga je doen met de vrijgekomen tijd? Daaruit komen interessante discussies voort.”

De eerste, eenvoudige stap naar die interessante discussies is contact met Nedap om zo meer te weten te komen over Flux