Vast en Flex in één systeem Inzicht per kostenplaats Meest gebruiksvriendelijke software

De ervaring van
Docomar

De registraties zijn nu gewoon betrouwbaar. Overuren bijvoorbeeld worden uitbetaald tegen een percentage van 125%. Dus je wilt gewoon dat deze altijd kloppen zodat je geen onnodige kosten maakt.

Nadine Theunis

Goede investeringen leveren besparingen op. De implementatie van Flux bij Docomar bespaarde niet alleen veel administratief werk rondom urenregistraties. Ook bleken er veel minder overuren te moeten worden betaald doordat Flux de gewerkte uren accurater en dus realistischer registreert.

Docomar is verwerker van droge (melk)poederproducten. “Dat doen we vanuit twee productielocaties hier in Veenendaal. Onze producten leveren wij voornamelijk aan de diervoedersbranche”, vertelt Nadine Theunis, HR medewerker bij Docomar. “Een mooi circulair product”, vult haar collega en productiemanager Gaby van de Waal aan. “Want van de ‘reststromen’ van melkproducenten maken wij bijvoorbeeld halffabricaten bestemd voor de diervoederbranche. Zo gaan die restromen niet verloren.”

Afrekenen met onbetrouwbare urenregistraties

Dat er ‘iets moest gebeuren’ met de urenregistraties, stond voor Nadine en Gaby buiten kijf. “We hadden hier een multomap liggen”, vertelt Gaby grijnzend. “Daarin registreerde het personeel op vrijdag de gewerkte uren van de afgelopen week. Dan kan er natuurlijk al iets misgaan, want wie zegt dat je de gewerkte uren dan nog helemaal scherp voor de geest hebt? Vervolgens ging die map naar onze financieel-administratief medewerkster. Zij klopte de uren in het systeem. Ook maakte ze een lijst met de overuren. Dit is natuurlijk allemaal mensenwerk waardoor fouten altijd op de loer liggen.”

Geen wenselijke situatie volgens Nadine: “En dat is nog zacht uitgedrukt. De betrouwbaarheid van de urenregistraties liet te wensen over. En je wilt natuurlijk ook zo efficiënt mogelijk werken. Uren opschrijven en vervolgens handmatig in het systeem zetten, past daar niet echt bij. Toevallig werden we gebeld door Boudewijn (Boudewijn van Bergen, accountmanager bij Nedap Staffing Solutions, red.). Onze flexkrachten maakten al gebruik van een kloksysteem van Nedap en hij vroeg ons waarom we alleen de flexibele schil op die manier lieten klokken. Dat zette ons aan het denken.”

Vast en flex in één systeem

De verhouding vast/flex is bij Docomar bijna 50/50. Net iets meer vaste dan flexibele medewerkers. Nadine en Gaby zagen in dat een urenregistratiesysteem voor zowel vast als flex, uitkomst kon bieden. De multomap bracht vooral administratieve rompslomp, inefficiëntie, gedoe en onbetrouwbaarheid met zich mee. Voor Docomar werd het hoog tijd voor een oplossing. Een kraakheldere presentatie van Boudewijn en de lage implementatiekosten waren volgens Gaby en Nadine doorslaggevend om voor Flux te kiezen.

De implementatie van Flux werd geleid door Karen Harkink, implementatiemanager bij Nedap Staffing Solutions. “Karen heeft dit fantastisch gedaan”, zegt Gaby. “Zeer kundig, geduldig en op alles een antwoord.” Nadine valt hem in de rede: “Vergeet ook niet dat we zó veel lol hebben gehad!”

Betrouwbaar en gebruiksvriendelijk

Met Flux verdween de multomap met urenregistraties. Gaby somt op wat Flux nog meer heeft veranderd: “De registraties zijn nu gewoon betrouwbaar. Overuren bijvoorbeeld worden uitbetaald tegen een percentage van 125%. Dus je wilt gewoon dat deze altijd kloppen zodat je geen onnodige kosten maakt. Ook hebben we nu zicht op de aanwezigheid van personeel. Daardoor weten we in het geval van calamiteiten ook direct wie er op de werkvloer is. Daarnaast zien we hoever iemand al is met zijn of haar contracturen. Dat is dan weer handig met het oog op de arbeidstijdenwet.”

“Belangrijkste is misschien nog wel dat iedereen nu kan doen wat ze moeten doen”, voegt Nadine toe. “Klopt”, zegt Gaby. “En het klokken zelf is ook een minimale inspanning. Die cardreaders zijn zó eenvoudig. Ideaal als je, zoals ons bedrijf, met arbeidsmigranten en dus met verschillende nationaliteiten werkt.”

Hulp op afstand

De hardware (de draadloze readers) is dus goed ontvangen bij Docomar. Ook de achterliggende software kan op goedkeuring rekenen van Nadine: “Je hebt natuurlijk wel eens te maken met een gebeurtenis waarbij je niet direct weet wat je moet doen in het systeem. Een medewerker die het bedrijf verlaat bijvoorbeeld. Dat vraagt om een handeling die voor mij geen routine is. Dat is maar goed ook, haha. Maar dan kan ik altijd terecht bij de afdeling Support. Die meiden zijn geweldig. Bij urgente zaken kan ik gewoon met ze bellen en krijg ik altijd een antwoord waarmee ik verder kan.”

Flux integreert vast en flex

Zo is Docomar een mooi voorbeeld van een bedrijf dat Flux benut voor de volledige workforce: vast én flex. Wil je weten of ook jouw organisatie profiteert van Flux? Neem contact met ons op en vraag een demo aan.