Vast en Flex in één systeem Inzicht per kostenplaats Meest gebruiksvriendelijke software

De ervaring van
Salm Boskoop

De oude werkwijze met urenbriefjes nakijken en overtypen in het systeem en Excel als overzicht voor verlofaanvragen, kon gewoon niet meekomen met onze groei. Flux zorgt voor schaalbaarheid en één overzichtelijke werkwijze voor iedereen.

Marloes van Strien

Mensen willen bezig zijn met hun vak; Niet met urenbriefjes

Met meerdere vestigingen in Nederland en Portugal is Salm Boskoop een kwekerij van formaat. Met name voor hun superieure lavendel weten tuincentra en inkooporganisaties de Zuid-Hollandse kweker te vinden. Het bedrijf blinkt uit in innovatie. Dat zie je terug in de teeltsystemen, plantrobots en hun eigen veredelings- en testlocatie, waar teeltmethoden worden getest en nieuwe rassen worden gecreëerd. Kortom, innovatie zit in het DNA van het bedrijf.

Daarbij kijken ze niet alleen naar het product. Ook de processen en de werkwijzen worden door middel van digitalisering en automatisering constant verbeterd. Om die reden werden de urenregistraties in 2014 onder de loep genomen. Tot dan toe gebeurde dit via urenbriefjes. De stroom aan urenbriefjes, ook nog eens aangevuld door e-mailverkeer, werd onbeheersbaar voor de gestaag groeiende kweker. Tel daar de seizoenspieken en dus een fluctuerende workforce bij op, dan is overzicht in urenregistraties ver te zoeken. Administratieve chaos en bijbehorende frustraties zijn een onvermijdelijk gevolg. Marloes van Strien is financieel medewerker en boekhouder bij Salm Boskoop. Zij vertelt hoe Flux orde schiep in die administratieve chaos, het overzicht hervond, maar ook hoe sceptische medewerkers al snel fans werden van het systeem.

Urenregistraties gestroomlijnd met uitzender

“We kenden Nedap Staffing Solutions al van naam en wilden de urenregistraties van de uitzendkrachten binnen ons bedrijf stroomlijnen met de uitzendbureaus. Simpelweg om de foutgevoeligheid van de urenregistraties te minimaliseren”, aldus Marloes. “Wij hebben natuurlijk enorme piekperiodes. In april en mei verdrievoudigt ons aantal uitzendkrachten. Je kunt je voorstellen dat geen enkele locatieleider blij wordt van al die extra urenbriefjes die hij mag controleren. Dan is de houding toch al gauw: het zal wel kloppen.”

Alle locaties werden voorzien van draadloze card-readers als in- en uitklokpunten. Het gemak dat wij bij de uitzendkrachten ervaarden, smaakte naar meer volgens Marloes. “Uitzendkrachten, maar ook onze organisatie zelf en onze uitzenders profiteerden direct van het nieuwe systeem. Urenregistraties zijn sindsdien kloppend en worden automatisch verwerkt richting backoffice. Dat scheelt nogal wat tijd, voor alle partijen.”

Na flex ook vast overstag

Voor Salm Boskoop dus genoeg redenen om ook de vaste medewerkers op deze manier te laten in- en uitklokken. “Die waren in eerste instantie wel sceptisch”, vertelt Marloes. “Ze vroegen zich af of dit een soort controlemiddel was, maar dat was het natuurlijk niet. De werkwijze met urenbriefjes nakijken en overtypen in het systeem en Excel als overzicht voor verlofaanvragen, kon gewoon niet meekomen met onze groei. En uiteindelijk hebben juist onze medewerkers baat bij een snelle, eenvoudige werkwijze. Zij zijn tenslotte liefhebbers van het vak. Hebben groene vingers en willen zoveel mogelijk met planten kunnen werken. Zeker in drukke tijden zit je dan niet te wachten op tijdrovende urenregistraties. Juist dáárom sloeg de argwaan al gauw om in enthousiasme. Vooral bij de locatieleiders die plots geen constante stroom van urenbriefjes meer te accorderen hadden. Daarnaast houdt het systeem rekening met tijd-voor-tijd-saldo’s, maar ook met toeslagen op feestdagen, zondagen en nachtdiensten. Wat voor het kantoorpersoneel een gemak is. Ook dat moest voorheen via aparte administraties bijgehouden worden.”

Realtime inzicht op locatie- en op teeltniveau

En zo integreert Salm Boskoop vast en flexibel personeel in één systeem genaamd Flux. Naast een eenduidige werkwijze voor het complete personeelsbestand, brengt dit systeem volgens Marloes nog een voordeel met zich mee. “We hebben op elk moment in één oogopslag inzichtelijk hoeveel vast en flex personeel op elke locatie aanwezig is. Trouwens, voor een vestiging in Portugal weten we dat zelfs nog iets gedetailleerder. Daar hebben we gekozen voor inzicht per teelt, omdat we hier de kostprijs per teelt willen meten. Daar hebben we dus meer draadloze card-readers van Flux.”

Net zoals hun eigen teelt is het ambitieuze Salm Boskoop nog lang niet uitgegroeid. “Dit jaar is er alweer een nieuwe locatie gekocht, die momenteel wordt omgebouwd tot werkbare kweek en afleverruimte”, zo blikt Marloes vooruit. “Het mooie van de software van Flux is dat het meegroeit met onze groei.”