De ervaring van
Shift at work

Werken in een gecompli­ceerd Excel-bestand met verschillende kleuren, afdelingen en tijden. En vervolgens tachtig mensen handmatig sms’en om het rooster door te geven, met de nodige fouten tot gevolg. De intercedenten bij Shift at work, een gespecialiseerd werving- en selectiebureau in de logistieke wereld, hadden het niet gemakkelijk. Toen Flux werd ingevoerd, stonden zij versteld van de tijdswinst en gebruiksvriendelijkheid.

Veel tijd én frustratie

Shift at work werft, selecteert en begeleidt logistiek personeel en tijdelijke krachten binnen de productie- en foodsector. Het bedrijf werkte al jarenlang met een ingewikkelde Excel-sheet om planningen te maken.
Maarten Hack, intercedent, vertelt: “We werkten met urenbriefjes en maakten het rooster voor één van onze grootste klanten in Excel. We verstuurden de planning vervolgens via sms aan tachtig flexkrachten. Het maken van de roosters kostte niet alleen veel te veel tijd, maar zorgde ook voor frustratie. Sms’jes kwamen niet aan of mensen reageerden per sms dat ze niet konden. Op een gegeven moment ben je gewoon het overzicht kwijt.”

Uitdagingen

Shift at work besloot dat er een oplossing voor dit probleem moest komen. Maarten: “De klant groeide in omvang en complexiteit en deed steeds vaker een beroep op ons. De noodzaak voor een geautomatiseerd systeem werd groter. Daarom hebben we bij Nedap Staffing Solutions aangeklopt.” De belangrijkste uitdagingen van Shift at work waren als volgt:

- Hoe krijg ik een goed overzicht van de beschikbaarheid van de flexpool?

- Hoe maak ik een sluitend rooster, zonder dat ik alle flexkrachten individueel moet inlichten?

Eenvoudig en overzichtelijk

Nedap Staffing Solutions en Shift at work besloten samen dat Flux de ideale oplossing voor het probleem was. Dit is een eenvoudig systeem dat uitzendbureaus helpt bij het maken van een efficiënt rooster. Hierdoor beschikt Shift at work voortaan over een compleet overzicht van hoe het rooster gevuld is, welke vacatures er nog openstaan en welke flexkrachten er beschikbaar én geschikt zijn.

Roosteren vanaf je computer of tablet

Maarten vertelt verder over de gebruiksvriendelijkheid van Flux. “Flexkrachten geven vanaf hun smartphone in de Flux-app aan wanneer ze beschikbaar zijn. Via mijn computer of tablet kan ik eenvoudig het rooster maken op basis van de aanvraag van de klant, die ook via Flux binnenkomt. Dan informeer ik alle ingeplande flexkrachten met één druk op de knop. Degenen die ingepland zijn, kunnen de planning eenvoudig accepteren op hun smartphone. Ik zie vervolgens wie de planning geaccepteerd heeft en behoud zo het overzicht. Geen ingewikkelde Excel-sheets of tientallen sms’jes meer.”

Meer tijd voor mensen

De intercedenten van Shift at work houden veel kostbare tijd over sinds de invoering van Flux, aldus Maarten. “Die tijd kunnen we nu besteden aan datgene waar het voor ons om draait: mensen. Doordat Flux zo ontzettend gemakkelijk en gebruiksvriendelijk is, kunnen wij aandacht besteden aan planning, klantcontact en acquisitie. Als een opdrachtgever vijf mensen extra nodig heeft, kan ik deze zelfs thuis of onderweg via mijn tablet inroosteren. Je kunt ook mensen aan bepaalde afdelingen toewijzen of aangeven over welke certificaten of kwalificaties ze beschikken. Alles bij elkaar is het gewoon een heel prettig systeem, dat het roosteren voor een grote klant enorm eenvoudig maakt.”