De ervaring van
Fetim Group

Hoe maakt urenregistratie een distributiecentrum efficiënter en dus competitiever?

Urenregistratie is meer dan een administratief gegeven. Benut je dit proces op de juiste manier, dan zie je direct waar de verbeterkansen liggen voor jouw organisatie. Urenregistratie is dan geen doel op zich, maar wordt een middel om de werkvloer efficiënter in te richten, economische voordelen te behalen en zo jouw concurrentiepositie te verstevigen.

Cor Woudt is Logistic Improvement Manager bij Fetim Group. Als verantwoordelijke voor verbetertrajecten en procesoptimalisaties ziet hij een belangrijke rol weggelegd voor het urenregistratieproces. ‘On the job clocking’, zoals hij het zelf noemt, moest nieuwe inzichten geven in de kosten van de verschillende handelingen binnen het Amsterdamse distributiecentrum van Fetim Group.

Het toenemende belang van grip op kosten

“We zijn een echt handelsbedrijf”, zo begint Cor. “Ooit begonnen in 1919 in Haarlem, als importeur van Fijnhout en Triplex. Het bedrijf kreeg toen het exclusieve importrecht van Cawitt-triplex waarmee destijds alle Fokker vliegtuigen werden gebouwd. Vandaag de dag beleveren we Europa vanuit ons pand in Amsterdam en hebben we meerdere ‘representative offices’ in Azië. Via dit netwerk en ons distributiecentrum in Amsterdam leveren we dagelijks duizenden producten aan klanten in meer dan 40 landen. Die producten delen we op in de categorieën raamdecoratie, wanddecoratie & opbergsystemen, vloeren, sanitair, technisch sanitair en bouwproducten. Onze klanten zijn speciaalzaken, aannemers, doe-het-zelf zaken en professionele bouwmarkten.”

Een dynamisch speelveld vraagt, zoals altijd, om efficiënte bedrijfsprocessen. Aan de ene kant verwachten klanten wendbaarheid, flexibiliteit en concurrerende prijzen. Aan de andere kant is de toeleveringsketen een stuk minder voorspelbaar geworden en schommelen prijzen sterker dan ooit. Reden genoeg om zelf goed grip te houden op de kosten die je binnenshuis maakt.

Hoeveel tijd kost elk werkproces?

“We wisten dat urenregistratie hierin een centrale rol moest gaan spelen”, zegt Cor terwijl hij eerst nog een beeld schetst van de oude situatie: “Hiervoor lieten we medewerkers al klokken. Maar dit was bij binnenkomst en vertrek. We wisten hierdoor wel hoeveel gewerkte uren we in totaal draaiden, maar niet afdelingsspecifiek.”

Cor legt uit waarom dit niet paste bij het doel van Fetim Group: “We willen weten hoeveel tijd we kwijt zijn aan onze werkprocessen. Pas dan hebben we de juiste inzichten om te optimaliseren en kunnen we de correcte kosten doorbelasten aan de juiste interne klanten. Dat zijn onze verschillende business units waarvoor we die kosten maken. En datzelfde willen we natuurlijk ook weten voor externe partijen waarvoor we de logistiek verzorgen.”

Flux als oplossing

Dat vraagt om een andere manier van urenregistratie. Of zoals Cor toelicht: “We wilden dichter bij het werk registreren. ‘On the job clocking’ moest ons eerst inzicht geven in ‘wat we hoelang doen’. Hiervoor moesten we een urenregistratie-oplossing vinden die deze mogelijkheid biedt. Voor mijn komst in mei 2021 waren de contacten al gelegd met Nedap. Daarnaast was het zo dat uitzendkrachten van onze inhouse-uitzender OTTO Work Force al klokten met Flux van Nedap. Ook bij andere bedrijven. We deden daarom enkele referentiebezoeken om te zien hoe kostenplaatsregistratie door Flux in de praktijk werkt. Dat we eenzelfde urenregistratieproces voor vast en flex konden hanteren, vond ik een groot voordeel.”

De samenwerking werd beklonken en Flux kon worden geïmplementeerd bij Fetim Group. “In de implementatiefase werden we bijgestaan door Janine (Janine Rougoor, Customer Success Manager bij Nedap, red.). Haar support was super. Ze stond altijd voor ons klaar als we een vraag hadden. Na livegang van Flux heeft Janine ons overgedragen aan de afdeling Customer Excellence van Nedap, maar daarvan hebben we nog geen gebruik hoeven te maken. Wat natuurlijk een goed teken is”, benadrukt Cor. Hij krijgt bijval van zijn collega Ilona Leegwater, Logistics Engineer bij Fetim Group. Zij zegt: “Ondanks de ongemakken door corona kregen we constant een goede, duidelijk uitleg tijdens de implementatie. Het is trouwens wel erg prettig dat de pas die gebruikt wordt voor de registraties, ook de pas is voor toegangscontrole. Voor een medewerker scheelt dat alweer een extra pas in de portemonnee.”

Geen aannames maar harde data

Inmiddels is het tijd om de balans op te maken. Wat levert on the job clocking Fetim Group op? “Dat is overduidelijk”, is Cor stellig. “Geen aannames, maar harde data. Hierover kan Cor zijn collega Frank Antonis meepraten. Hij is Operations Director en legt uit waarom accurate data van belang zijn: “We willen leveren tegen een goede prijs. Prijsvorming mag niet ten koste gaan van je klant en niet van jezelf. Dan moet je exact weten hoe kostprijzen zijn opgebouwd. Dat kan alleen met fijnmazige urenregistraties die je meeneemt in de kostprijscalculatie.” 

Cor vult aan: “Vóór Flux waren onze interne tarieven weliswaar gebaseerd op historie, maar hoe deze tarieven precies waren opgebouwd, dat was onduidelijk. Na implementatie van Flux zagen we al snel dat we lang niet op alle fronten de juiste tarieven hanteerden. Dat inzicht kregen we via de 36 draadloze readers van Flux. Die hangen als in- en uitklokpunten op de verschillende werkplekken binnen ons distributiecentrum.”

Via inzicht naar verbetering

Cor vervolgt: “Dit maakt ons een stuk transparanter naar (interne) klanten. We kunnen altijd aantonen hoeveel tijd we nodig hebben gehad en welke prijs daarmee gepaard gaat. Deze kosten kunnen we eenvoudig doorberekenen in het artikel zonder discussies over naheffingen of kortingen. Daarnaast is het voor ons ook een eye-opener geweest dat we voor sommige werkzaamheden veel meer tijd verbruikten dan gedacht.”

Frank geeft een voorbeeld van procesverbeteringen die volgden op dit inzicht. Hij zegt: “Dankzij Flux zagen we dat orderpickers veel tijd kwijt waren aan het verzendklaar maken van orders. Hierop hebben we het proces aangepast. Orderpickers laten we sindsdien focussen op orderpicking en voor het verzendklaar maken hebben we een ander team verantwoordelijk gemaakt. Door zo’n duidelijke scheiding van werkprocessen zie je de efficiëntie direct toenemen.”

Minder administratie, meer efficiëntie

Volgens Frank zijn ook de alledaagse administratieve handelingen rondom urenregistraties sterk verminderd. “Goedkeuring van uren en verlofaanvragen gaat veel sneller en we hebben op elk gewenst moment inzicht in de uren. Daarvoor hoeven we niet allerlei verschillende bronnen te raadplegen of rapporten te bouwen. We hebben deze informatie altijd realtime bij de hand, gewoon in het online dashboard van Flux.”

En zo wordt urenregistratie geen doel op zich, maar een middel op weg naar een efficiënter en competitiever distributiecentrum.

Wil je soortgelijke inzichten en efficiëntieverbeteringen voor jouw logistieke bedrijf of distributiecentrum? 

Neem dan contact met ons op