5 HR tips voor meer grip op planningen en urenregistraties
Elke HR-afdeling van een productiebedrijf, logistieke onderneming of distributiecentrum, kent dit: de grilligheden van de 24-uurs economie gooien oude werkwijzen en zekerheden overboord. Daardoor zijn het plannen van personeel, het registreren van gewerkte uren en de verloning, complexe zaken geworden.
Hoe ga je daar als HR manager mee om? Deze vijf tips helpen.
Tip 1: Klok daar waar gewerkt wordt
Een kloksysteem bij de ingang van het bedrijfspand registreert geen gewerkte uren. Dat is een toegangscontrolesysteem dat registreert hoe laat je aanwezig bent en bepaalt of je geautoriseerd bent om het pand te betreden. Dat is iets anders dan de registratie van gewerkte uren. Als je het bedrijfspand betreedt dan ben je namelijk nog niet aan het werk.
Stel, er gaan nog twee minuten voorbij vanaf het moment dat een medewerker inklokt bij een centraal geplaatst inklokpunt tot het moment dat hij écht begint met werken. Als jouw bedrijf honderd klokkende medewerkers in dienst heeft, dan registreer je op jaarbasis circa 800 uren als gewerkte uren zónder dat hier werk tegenover staat. Dat is een serieuze, maar vooral onnodige kostenpost die eenvoudig weggenomen kan worden.
Dat probleem verhelp je door te klokken waar gewerkt wordt. En dat doe je met gebruiksvriendelijke, draadloze in- en uitklokpunten op iedere kostenplaats. Gebruik een dergelijke verandering niet als middel om personeel te controleren. Gebruik het voor loepzuivere urenregistraties die véél minder ingewikkeld en dus minder frustrerend zijn voor medewerkers. En op die manier meet je ook de productiviteit op een bepaalde kostenplaats. Dat zal de CFO natuurlijk ook prettig vinden, want hij wil rapportages zien die ook echt iets zeggen over de kostprijs van een product.
Tip 2: Ga voor schaalbaarheid
Zorg dat jouw tijdregistratiesysteem en het systeem voor personeelsplanning schaalbaar zijn. Groei zorgt namelijk voor veranderingen. En met die veranderingen moet een systeem kunnen meebewegen. Veranderingen zijn bijvoorbeeld nieuwe regels voor declaraties, meer of minder ploegendiensten of andere contractmodellen. Ook externe factoren kunnen een rol spelen. Wetgeving kan veranderen, maar ook CAO’s kunnen wijzigen. Zulke veranderingen hebben gevolgen voor de tijdsregistraties van jouw medewerkers.
De ‘vaste’ systemen en modellen zijn niet schaalbaar. Neem bijvoorbeeld Excel. Als er steeds meer mensen van gebruikmaken, dan ontstaat vervuiling van ingevoerde data. Er is namelijk geen eenduidige werkwijze. Iedereen heeft toch z’n eigen Excel-trucjes, gebruiken en gewoontes.
Ga daarom voor een schaalbare oplossing. Software as a Service (SaaS) is zo’n schaalbare oplossing. Zonder dat je de software aan moet schaffen maak je gebruik van de software van de SaaS-aanbieder. Je hebt dan als het ware een abonnement. De aanbieder regelt de updates en upgrades van de software en laat de software meegroeien met jouw veranderende wensen omtrent planningen en tijdsregistraties.
Tip 3: Leg de juiste verantwoordelijkheden bij de juiste afdelingen
Klinkt logisch, toch gebeurt het te weinig. Iets simpels als een verlofaanvraag gaat vaak over meerdere schijven. Net als het heen en weer schuiven van briefjes om akkoord te krijgen voor het maken van overuren. En wat te denken van het opvragen van tijd-voor-tijd-saldo’s? Allemaal tijdrovende én foutgevoelige handelingen.
De tijd dat iedereen exact van 8 tot 5 op de werkvloer was, is niet meer. Het managen van alle hedendaagse uitzonderingen slokken ongeveer een dag in de week op van de HR-afdeling.
Het tegengif voor deze rompslomp is vertrouwen en verantwoordelijkheid. Geef een medewerker via een applicatie inzicht in zijn verlofsaldo en laat hem via diezelfde applicatie een verlofaanvraag doen. Als een teamleider via diezelfde applicatie zicht heeft op de bezettingsgraad en de forecast, dan kan zij prima inschatten of haar collega vrij kan nemen. Een geautomatiseerd één-tweetje (de verlofaanvraag) is zo gemaakt.
Tip 4: Integreer vast en flex
Dat is zeker het overwegen waard. Ook omdat er een tamelijk grijs gebied zit tussen vast en flexibel personeel. Veel bedrijven hebben te maken met een vaste schil van flexibele medewerkers. De zogenaamde vast-flex medewerkers. Als je het hebt over de totale workforce van een bedrijf, dan heb je het dus over vast, flexibel en vast-flex personeel. Eén roosterpakket waarin al die groepen worden meegenomen, is zo gek nog niet. Je komt dan namelijk veel sneller en eenvoudiger tot de ideale samenstelling van vast en flex personeel.
In de zoektocht naar zo’n pakket trek je het beste samen op met jouw uitzender(s). Zorg dat je een win-win situatie creëert zodat jullie allebei de vruchten plukken van het systeem.
Tip 5: Neem je verlies om winst te pakken
Door de jaren heen ontstaat er binnen veel organisaties een wildgroei aan systemen. Er worden nieuwe tools en methodes geïmplementeerd, omdat initiële oplossingen niet meer voldoen (zie tip 2). Daar komt bij dat bedrijf en uitzendbureau(s) vaak met verschillende pakketten werken en elk pakket op zich niet volledig blijkt te zijn. Certificaten van medewerkers staan dan bijvoorbeeld in een ander systeem en het ziekteverzuim vind je terug in een Excel-overzicht op jouw HR-afdeling.
Zo ontstaan er allerlei lapmiddelen. Lapmiddelen die geld hebben gekost, maar géén structurele oplossing bieden. Durf om die reden die lapmiddelen los te laten. Neem dat verlies om winst te pakken met een geïntegreerde oplossing. Kies voor één systeem dat planningen, tijdregistraties, verzuim, verlofsaldo’s en documentatie bundelt.
Hoe betrouwbaar is jouw urenregistratieproces?
Bovenstaande tips zijn best ingrijpend. Daarom wil je eerst weten waar je nu staat. Doe daarom de zelfscan ‘Hoe betrouwbaar is jouw urenregistratieproces?’. Dan weet je exact waar de winsten te behalen zijn voor jouw afdeling, maar ook voor jouw volledige organisatie.
